Какие документы должны быть в отделе кадров обязательно

Другие документы


Отдел кадров предприятия подготавливает и оформляет приказы об изменении анкетно-биографических данных, замещении временно отсутствующих работников (ст. 74 ТК РФ). Отдел кадров также документирует аттестацию персонала, сокращение штата и численности. Подготавливает документы, связанные с изменением режима рабочего времени: приказы о привлечении к работе в выходные дни; о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели.

Кадровая служба оформляет наложение на работника дисциплинарных взысканий, предусмотренных статьей 192 ТК РФ, и т.

д. Основанием для издания приказов служат различные виды документов. Это: заявления работников об отпуске и увольнении по собственному желанию; акты; объяснительные записки; докладные записки на имя руководителя; акты, фиксирующие, например, нарушения трудовой дисциплины.

По запросу работника для предъявления в сторонние организации отдел кадров выдает справки о месте работы, времени работы в организации, занимаемой должности; копии и выписки из трудовых книжек, приказов по личному составу и других документов по личному составу. Отдел кадров ведет переписку о высылке трудовых книжек, которые направляются по почте только на основании запроса работника, восстановлении трудового стажа при выдаче дубликата трудовой книжки, установлении причин отсутствия и местонахождения работника при неявке на работу и т.

Отдел кадров ведет переписку о высылке трудовых книжек, которые направляются по почте только на основании запроса работника, восстановлении трудового стажа при выдаче дубликата трудовой книжки, установлении причин отсутствия и местонахождения работника при неявке на работу и т.

д.

Требования, предъявляемые к оформлению реквизитов и составлению текстов кадровых документов

Создание документов по кадрам, их оформление и унификация форм базируются на требованиях, указанных в Постановлении Госкомстата России N 1.

Документы, для которых нет унифицированных форм, необходимо оформлять в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» .

Унификации подвергаются форматы, состав и расположение реквизитов, тексты документов по кадрам.

Унификация документов по кадрам устанавливает единообразие состава и форм документов по кадрам, фиксирующих однотипные кадровые функции и задачи, в целях сокращения количества применяемых кадровых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных автоматизированных систем документации, функционирующих в организации. Документы по кадрам должны оформляться, как правило, на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, которые располагаются в определенном порядке.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. В качестве обязательных реквизитов документов по кадрам выступают наименование организации — автора документа; код организации — автора документа; наименование вида документа или унифицированной формы; код формы; дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Наименование организации, отраженное в кадровых документах, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации, причем располагают его ниже наименования на русском языке.

Код организации — автора документа проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) .

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телефакса, счет в банке, адрес электронной почты и др.). Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением) организации.

——————————— Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. Приказ Росстата от 29.07.2008 N 174

«Об утверждении Положения о ведении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) и внесении в него изменений»

.

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Она оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой. Например, дату 5 января 2000 г. следует оформлять так: 05.01.2000.

следует оформлять так: 05.01.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 5 января 2002 г. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации», с учетом принятого административно-территориального деления.

Данный реквизит включает только общепринятые сокращения. Гриф ограничения доступа к документу (конфиденциально, для служебного пользования и др.), отметку о статусе документа (копия, проект и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа.

Гриф ограничения доступа можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации ограниченного доступа. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы ставятся перед фамилией.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Работодатели могут оформлять кадровые документы как по установленным (унифицированным) формам, так и в произвольной форме — в зависимости от конкретных отношений, которые эти бумаги регулируют. Рассмотрим пример составление приказа.

Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации

ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ Прежде всего нужно вспомнить о том, что действующий Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) требует, чтобы в организации был создан ряд локальных (т.е. местных) нормативных документов. Обязательными локальными нормативными актами являются:

  1. Инструкция по технике безопасности.
  2. Штатное расписание (унифицированная форма Т-3).
  3. Положение (или инструкция) о защите персональных данных работника.
  4. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).

Все эти документы действуют до замены новыми.

  1. График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
  2. Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.
  3. График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.

ФАКУЛЬТАТИВНЫЕ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ Помимо перечисленных документов, организация, по своему усмотрению, может создавать и другие документы – факультативные локальные нормативные акты. В частности, это могут быть:

  1. коллективный договор.
  2. положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
  3. инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
  4. положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
  5. альбом форм документов по учету кадров;
  6. положение о персонале;
  7. должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;

Все эти документы также действуют до замены новыми.

ДОКУМЕНТЫ, ОФОРМЛЯЮЩИЕ ОТНОШЕНИЯ С РАБОТНИКАМИ И СОДЕРЖАЩИЕ ИНФОРМАЦИЮ О НИХ К таким документам относятся:

  1. личные дела работников не обязательны, но поскольку это очень удобное досье на каждого сотрудника, большинство кадровиков их оформляет. Повторим, что вести личные дела мы не обязаны, но если такое решение принято, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника для удобства кадровика. В этих папках хранятся копии всех документов, связанных с конкретными работниками;
  2. далее на каждого работника заводится личная карточка (унифицированная форма Т-2). Личные карточки можно хранить только в отдельном деле;
  3. трудовые книжки работников являются документами строгого учета и отчетности, поэтому должны храниться в сейфе, постоянно запертом на ключ. Оформляются трудовые книжки в точном и строгом соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003. № 69.
  4. прежде всего – это трудовой договор, оформляемый, согласно статьям 57 и 67 ТК РФ, в письменной форме, в двух экземплярах. Один экземпляр трудового договора выдается работнику под расписку, а второй хранится у работодателя – либо в личном деле работника, либо в деле «Трудовые договоры с работниками»;

ПРИКАЗЫ ПО КАДРАМ Сотрудник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства, обязан готовить проекты приказов по кадрам и организовывать их визирование соответствующими должностными лицами и подписание руководителем организации. Кадровые приказы должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу.

К их числу относятся приказы, для которых Госкомстатом разработаны унифицированные формы:

  1. о направлении работников в командировку – форма Т-9а;
  2. О переводе работников на другую работу – форма Т-5а;
  3. о поощрении работников – форма Т-11а.
  4. о предоставлении отпуска работникам – форма Т-6а;
  5. о поощрении работника – форма Т-11;
  6. о предоставлении отпуска работнику – форма Т-6;
  7. о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-8;
  8. о направлении работника в командировку – форма Т-9;
  9. о приеме работников на работу – форма Т-1а;
  10. о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) – форма Т-8а;
  11. о переводе работника на другую работу – форма Т-5;
  12. о приеме работника на работу – форма Т-1;

Помимо этих приказов, кадровикам приходится составлять в произвольной форме (или создавать для них свои собственные унифицированные формы) следующие виды приказов:

  1. о дежурствах;
  2. о возложении взысканий;
  3. о присвоении разряда;
  4. о совмещении должностей (профессий);
  5. о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни;
  6. об установлении или снятии персональных надбавок;
  7. о привлечении к сверхурочным работам;
  8. о досрочном снятии взысканий;
  9. о замещении временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;
  10. об изменении режима работы.
  11. об изменении персональных данных работника;

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И ДРУГИЕ ДОКУМЕНТЫ Особо хотелось бы сказать о том, что кадровикам приходится готовить и ряд приказов по основной деятельности.

Разумеется, регистрироваться и храниться эти приказы будут вместе с другими приказами этой категории, но их подготовка и дальнейшая работа с ними входит в функции кадровика. Это, в частности, приказы:

  1. о внесении изменений (дополнений) в локальные нормативные акты;
  2. о внесении изменений (дополнений) в график отпусков;
  3. об аннулировании неправомерно или ошибочно изданных приказов по личному составу и др.
  4. об утверждении штатного расписания;
  5. о внесении изменений в штатное расписание;

Мы уже назвали некоторые унифицированные формы по учету кадров, которые должны быть в каждой организации. (Отметим, что в статье, адресованной читателям, которые занимаются кадровой работой, мы не рассматриваем документы по оплате труда.

Это тема для разговора с бухгалтерами). Однако, помимо них, любой кадровик должен уметь оформлять

  1. командировочное удостоверение – форма Т-10;
  2. служебное задание – форма Т-10а;
  3. акт о приеме работ, выполненных по трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы – форма Т-73 (этот вид срочного трудового договора встречается крайне редко, поэтому даже опытным кадровикам, имеющим многолетний стаж работы, зачастую не приходилось сталкиваться с формой Т-73).
  4. записку-расчет о предоставлении отпуска работнику – форма Т-60 (лицевую сторону);
  5. записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) – форма Т-61 (лицевую сторону);

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В наше время существуют три способа регистрации:

  1. простейший – в журналах;
  2. более совершенный – с помощью картотеки;
  3. и наиболее совершенный, удобный, быстрый – с помощью соответствующих компьютерных программ.

Секретари вольны выбирать наиболее приемлемый для них в каждом конкретном случае способ регистрации документов, касающихся основной деятельности фирмы.

А вот регистрация кадровых документов может вестись только с использованием журналов. В случае возникновения трудового спора компьютерную регистрацию суд или государственная инспекция труда могут не признать. А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»!
А ведь необходимо доказать, что тот или иной документ был создан действительно в тот день, который указан в реквизите «дата»!

От этого зависит исход дела. Итак, какие же журналы регистрации кадровых документов обязательно должны быть в организации:

  1. журналы регистрации приказов (количество журналов определяется в зависимости от размеров кадрового документооборота. Все кадровые приказы могут регистрироваться в одном или нескольких журналах — вплоть до того, что для регистрации разных видов приказов могут использоваться разные журналы);
  2. журнал регистрации личных дел работников (если они ведутся);
  3. Журнал регистрации трудовых договоров (которые можно регистрировать как приказы – в течение календарного года, с нового года начиная нумерацию заново. А можно так, как регистрируются, например, штатные расписания – за весь период деятельности организации, т.е. с самого первого трудового договора, заключенного когда-то с первым работником, и до самого последнего, который когда-нибудь будет заключен, видимо, незадолго до ликвидации фирмы);
  4. журнал регистрации личных карточек (Т-2);
  5. книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (хранится, как и трудовые книжки, в сейфе).
  6. журнал регистрации актов (об отказах от ознакомления с документами, о прогулах, о нарушения правил внутреннего трудового распорядка и т.п.);

На факультативной основе (но это очень полезно с точки зрения доказывания) ведутся журналы регистрации заявлений работников, докладных и объяснительных записок, связанных с кадровой работой. Книги учета нужны, чтобы фиксировать:

  1. использованные и неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска
  2. предоставленные работникам отгулы и т.д.
  3. Сверхурочные работы;

Картотека предупреждений Во многих случаях Трудовой кодекс требует, чтобы работники были вовремя предупреждены о наступлении определенных событий. Поэтому крайне полезно вести картотеку предупреждений (бумажную или в электронном виде) об этих событиях:

  1. ежегодных оплачиваемых отпусков (о времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за две недели до его начала – статья 123 ТК РФ);
  2. истечение срока трудового договора (также необходимо предупредить работника в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения – статья 79 ТК РФ);
  3. помимо этого, можно сделать «напоминалки» и о любых других событиях (дни рождения сотрудников и т.п.) для удобства работы.
  4. окончание срока испытания (увольнение работников, не выдержавших испытания, возможно только в случае, если они были об этом предупреждены в письменной форме с указанием причин не менее чем за три дня – статья 71 ТК РФ);

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании.

К ним относятся:

  1. и дополнительные соглашения к нему;
  2. соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
  3. (если должность ее предусматривает);
  4. приказы , о ;
  5. и записки;
  6. или наложении ;
  7. приказ об увольнении.
  8. ;

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись. Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных. Также обязательна внутренняя опись с указанием полного перечня содержимого.

Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия


Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации.

Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы. В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции. Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

).

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи: ● организация труда работников; ● заключение трудового договора и прием на работу; ● перевод на другую работу; ● предоставление работникам отпусков; ● поощрение работников; ● наложение на работников дисциплинарных взысканий; ● аттестация работников; ● ведение штатного расписания; ● учет использования рабочего времени; ● привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни; ● оформление служебных командировок; ● прекращение трудового договора и увольнение с работы.

Перечень кадровых документов, которые должны вести организации независимо от формы собственности, приведен в приложении. В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред.
В нем также указаны нормативные документы, регламентирующие обязанность работодателя вести те или иные кадровые документы, и сроки их хранения (в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000, в ред.

от 27.10.2003). Организация труда работников осуществляется путем принятия (утверждения руководителем организации либо уполномоченным им должностным лицом) локальных нормативных актов. У каждого работодателя в обязательном порядке должны иметься правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите персональных данных. Другие локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, нормировании труда, премировании и материальном стимулировании, аттестации и пр., принимаются при необходимости.

Коллективный договор (соглашение) носит рекомендательный характер, так как заключается по соглашению сторон (гл.

7 ТК РФ). Ведение личных дел работников носит рекомендательный характер для частных компаний.

Обязанность работодателя вести личные дела распространяется на служащих государственных организаций в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № ФЗ-79

«О государственной гражданской службе Российской Федерации»

.

Для удобства можно порекомендовать все же формировать личные дела либо личные папки, а порядок их формирования закрепить в локальном нормативном акте организации, утвержденном руководителем. В личное дело (личную папку) работника можно включить копии документов, которые требуются при приеме на работу (паспорт, военный билет, свидетельство о присвоении ИНН, пенсионное страховое свидетельство, свидетельство о браке, свидетельство о рождении детей — для предоставления льгот по подоходному налогу; документы об образовании и т.п.) и впоследствии все основные документы, создаваемые в период трудовой деятельности работника, которые характеризуют его трудовую деятельность (заявления о переводе на другую работу, заявление об увольнении, характеристики, документы о повышении квалификации, копии приказов о приеме, переводе, увольнении и др.). Кроме того, у работодателя должны быть следующие документы по охране труда: ● инструкции по охране труда по профессиям; ● журнал проведения инструктажа (ознакомления с инструкциями); ● журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и другие.

Рекомендуем прочесть:  Каско для такси в москве цена

Данные документы могут храниться в кадровой службе предприятия, если в организации нет отдельной службы по охране труда, или в канцелярии.

Обратите внимание В соответствии с подп.

«а» ч. 1 ст. 356 ТК РФ федеральная инспекция труда осуществляет государственный надзор и контроль за соблюдением работодателями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов. Федеральная инспекция труда вправе направить в установленном порядке в федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, правоохранительные органы и в суды исковые требования и иные материалы по фактам нарушений законодательства о труде и охране труда, вплоть до приостановки деятельности фирм, на которых выявлены нарушения (ст.

3.12. КоАП). Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в процессе их деятельности.

За нарушение законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовых актов, неправильное ведение кадровой документации или отсутствие таковой законодателем предусмотрено наложение административного штрафа: на должностных лиц – от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 30000 до 50000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток, а повторно — влечет дисквалификацию должностного лица (ст. 3.11, 3.12, 5.27, 5.44 и 14.23 КоАП).

ПРИЛОЖЕНИЕ Перечень кадровых документов, обязательных для организации № п/п Документ Каким документом регламентируется Примечание Срок хранения 1 Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) Статья 189 ТК РФ При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с ПВТР под роспись. Действуют до замены новыми. Постоянно 2 Положение о защите персональных данных работников Статья 86 ТК РФ При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с Положением о защите персональных данных работников под роспись.

Действует до замены новым. Постоянно 3 Штатное расписание (ф. Т-3) (штатная расстановка) Статья 57 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Составляется каждый раз, когда в него вносятся те или иные изменения.

Постоянно 4 Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) Хранится в отделе кадров и ведется постоянно. 50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) 5 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.
50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) 5 Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69) Хранится в бухгалтерии вместе с бланками трудовых книжек и вкладышей к ним; в отдел кадров бланки поступают по заявке кадрового работника.

50 лет (но при ликвидации компании в архив города сдается вместе с другими документами, срок хранения которых составляет 75 лет) 6 Положение об оплате труда, премировании и материальном стимулировании Раздел 6 ТК РФ, глава 21 ТК РФ При наличии сложных систем оплаты и труда и системы премирования. Действует до замены новым. Постоянно 7 Положение о системе обучения Статьи 196, 197 ТК РФ При наличии системы обучения в организации. Постоянно 8 Положение об аттестации работников Статья 81 ТК РФ При проведении аттестации по решению работодателя.

Постоянно 9 График отпусков Статья 123 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года.

1 год 10 Трудовой договор Статьи 16, 56, 57, 67 ТК РФ Заключается в письменной форме с каждым работником. 75 лет 11 Должностные инструкции по каждой должности в соответствии со штатным расписанием, рабочие инструкции по профессиям – Принимаются по решению работодателя.

Постоянно 12 Приказы о приеме на работу Статья 68 ТК РФ Издаются на основании трудового договора. Объявляются работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. 75 лет 13 Приказы о переводе на другую работу Статья 72.1 ТК РФ Издаются на основании соглашения о переводе на другую работу (дополнительного соглашения к трудовому договору).

75 лет 14 Приказы об увольнении Статья 84.1 ТК РФ 75 лет 15 Приказы по основной деятельности Издаются по мере необходимости. Приказы по основной деятельности, подготовленные кадровой службой, регистрируются и хранятся в канцелярии.

В кадровой службе ведется дело «Копии приказов по основной деятельности».

1 год (копии приказов, хранящиеся в кадровой службе) 16 Приказы о предоставлении отпусков Глава 19 ТК РФ, постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1 Издаются на основании графика отпусков или заявления работника 5 лет 17 Заявления работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы Статья 128 ТК РФ Отпуска без сохранения заработной платы предоставляются по просьбе (по заявлению) работника в соответствии с ч. 1 ст. 128 ТК РФ либо по требованию закона на основании заявления работника (ч.

2 ст. 128 ТК РФ). 5 лет 18 Личная карточка работника (форма Т-2) Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1. Ведется на каждого работника. 75 лет 19 Трудовая книжка Статья 66 ТК РФ, постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г.

№ 69) Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней.

При увольнении работник получает трудовую книжку на руки.

Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 50 лет, при ликвидации предприятия сдаются в архив 20 Договоры о полной материальной ответственности Приложения 2, 4 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85 Заключаются с работниками, которые непосредственно обслуживают материальные ценности.

5 лет 21 Книга учета (журнал регистрации) приказов по основной деятельности Инструкция по делопроизводству в службе кадров ВНИИДАД

«Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации»

(рекомендательно) Должна быть пронумерована и прошнурована, скреплена печатью и подписью работодателя 5 лет 22 Книга учета (журнал регистрации) приказов о приеме на работу То же 75 лет 23 Книга учета (журнал регистрации) приказов об увольнении То же 75 лет 24 Книга учета (журнал регистрации) приказов о предоставлении отпусков То же 50 лет 25 Журнал регистрации командировочных удостоверений То же 5 лет 26 Табель учета рабочего времени Часть 3 статьи 91 ТК РФ Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником 75 лет 27 График сменности Статья 103 ТК РФ Доводится до сведения работников не позднее чем за один месяц до введения его в действие. 1 год 28 Журнал учета проверок инспектирующих органов Федеральный закон от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ

«О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»

Ведут все юридические лица и предприниматели без образования юридического лица Постоянно 29 Протоколы заседаний, постановления аттестационных квалификационных комиссий Положение об аттестации работников предприятия Оформляются аттестационной комиссией 15 лет 30 Табели и наряды работников вредных профессий Часть 3 статьи 91 ТК РФ Составляются ежемесячно.

75 лет 31 Списки работающих на производстве с вредными условиями труда Постановление Совета Министров СССР от 26 января 1991 г. № 10

«Об утверждении списков производств, работ, профессий, должностей, показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение»

Если производство с вредными условиями труда; ведется постоянно.

75 лет 32 Списки работников, уходящих на льготную пенсию 50 лет 33 Переписка о назначении — государственных пенсий и пособий; — льготной пенсии То же.

5 лет 10 лет 34 Инструкции по охране труда по профессиям Раздел 10 ТК РФ Постоянно 35 Журнал инструктажа (ознакомления с инструкциями) Раздел 10 ТК РФ 10 лет 36 Журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования Статья 69 ТК РФ, приказ Минздравмедпрома РФ от 14 марта 1996 г. № 90

«О порядке проведения предварительных и периодических медицинских осмотров работников и медицинских регламентов допуска к профессии»

(в ред.