Каким документом определяются правила ведения карточек т 2

Каким документом определяются правила ведения карточек т 2

Правила кодирования


При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

  • При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.
  • При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например: «14 февраля 2006 г.».
  • В организациях и на предприятиях, не планирующих введение АСУ кадровой деятельностью, допускается не проводить кодирование реквизитов.
  • Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
  • Даты кодируются арабскими цифрами в следующем порядке: число-месяц-год; например: «03.10.1998».

Как заполнять личную карточку Т-2. Можно ли делать это карандашом

Работодатель обратился на портал Роструда «Онлайнинспекция.рф» с вопросом по заполнению личной карточки Т-2. Рассказываем, что трудинспекторы: 1) Приклеивать на карточку фотографию сотрудника не обязательно. 2) Коды в карточке проставлять не обязательно.

Кодирование предназначается для автоматизированной обработки данных и статистического учета. 3) Если при временном переводе вносится запись о переводе в раздел 3 формы Т-2, то не нужно знакомить работника с внесенной записью, поскольку запись о временном переводе не вносится в трудовую книжку. Кроме того, работодателя интересовал вопрос, можно ли некоторые записи в карточке делать простым карандашом.

Ведь в процессе работы у сотрудника может поменяться семейное положение, реквизиты паспорта и т.д.

Вот что ответил Роструд: Законодательство не содержит определенных требований к заполнению личной карточки формы Т-2, кроме требований, что раздел II личных карточек военнообязанных граждан и призывников заполняется только вручную, записи производятся чернилами, шариковыми, гелиевыми и другими ручками черного и синего цветов, а отметки о проведении сверки с документами воинского учета военных комиссариатов — простым карандашом. Кроме того, с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. В остальной части негосударственные организации вправе самостоятельно разработать порядок заполнения личной карточки.

Добавим, на нашем форуме недавно также заполнения личных карточек. Бухгалтеры пытаются облегчить себе процесс заполнения этого документа, максимально автоматизировав его. Коллеги делятся лайфхаками, как вести карточку в 1С, и при этом иметь на ней живые подписи сотрудников, датированные нужным числом.

Думаю, как оптимизировать ведение карточек, чтобы не вести всё вручную. Рассматриваю ещё один вариант — печатать при приеме 1-3 стр, подписывать, а при увольнении распечатывать уже последнюю страницу.

Поделитесь, как вы ведёте учёт и хранение. — спрашивает инициатор дискуссии с ником id19080557 Кто-то распечатывает из 1С всю карточку сразу при приеме сотрудника, а уже остальные записи в процессе работы делает вручную. Однако некоторые бухгалтеры, которые выполняют и роль кадровиков, поступают хитрее.

Первые два листа при приеме печатаю, остальные при увольнениии. Ну и дату можно поменять, если в 1с не получается, то эксель или ворд сохранить предварительно— делится лафхаком Январь Напомним, Минтруд разработал в порядок ведения и хранения трудовых книжек, согласно которым знакомить работника под роспись в личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью будет не нужно. Однако пока этот проект не принят.

А как вы заполняете форум Т-2? Приглашаем вас принять участие в опросе. «». Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе. Публикуйте любой контент про вашу компанию.
Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Повышение квалификации

Если сотрудник в процессе работы проходил спецобучение, это нужно отразить в данном разделе, указав:

  1. вид пройденного обучения (курсы, тренинг и т.п.);
  2. информация о приказе, которым сотрудника направили повышать квалификацию.
  3. данные о полученном подтверждающем документе;
  4. период (с… – по…);
  5. учебное заведение, где проходило обучение;

Раздел 1.

Общие сведения

Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника.

Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая.

Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении: Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82). Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос.

и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком. При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник. Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.

Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.

ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений. Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать.

Вторая графа просто не заполняется.

Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки.

Ошибки в них недопустимы: ОКАТО – код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ; ОКИН – код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4); ОКСО – код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования; – еще одна форма кода специальности.

Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам.

Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.

Заполнение раздела о воинском учете

Раздел оформляется на основе военного билета (временного удостоверения) или призывного удостоверения.После оформления раздела требуется подпись сотрудника, который согласен с внесенными записями. Дополнительно потребуется роспись кадровика с расшифровкой.ЗапасПризывПункт 1.

Категория запасаИнформация с билета, за исключением офицеровНе заполняютПункт 2. Воинское званиеСогласно записи в военном билете«Подлежит призыву»Пункт 3. «Состав (профиль)». Заполняется без сокращенийСогласно военному билету, в частности «командный», «медицинский», «солдаты»Не заполняютПункт 4.

«Полное кодовое обозначение ВУС» Записывается полное обозначение — шесть цифр или шесть цифр и буквенный знакЗапись в военном билетеЗапись в удостоверенииПункт 5.

«Категория годности к военной службе»Категория, указанная в билете.По указанным данным удостоверенияПункт 6. «Наименование военного комиссариата по месту жительства»Согласно последней записи при постановке на учет как военнослужащего запасаСогласно выданному удостоверениюПункт 7. «Состоит на воинском учете» записывается с помощью карандаша«А» — мобилизационное предписание.
«Состоит на воинском учете» записывается с помощью карандаша«А» — мобилизационное предписание.

«Б» — закреплен за предприятиемНе заполняютПункт 8. «Отметка о снятии с воинского учета» при предельном возрасте или негодностиСнят с воинского учета по возрасту или по состоянию здоровьяСнят с воинского учета по возрасту или по состоянию здоровья

Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению

Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений Заполнение разделов формы Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты (далее — постановление от 06.04.01).

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв.

постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению. Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника: 1) паспорт (или иной документ удостоверения личности); 2) трудовая книжка; 3) военный билет; 4) документ об окончании учебного заведения: 5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; 6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе; 7) приказ о приеме на работу. Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами: 1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имею», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.

1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.

4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утв. постановлением от 06.04.01 № 26. Заполнение разделов формы Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество «Энергострои».

Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах.

Сбоку указывается ОКПО организации. Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.

Идентификационный номер налогоплательщика ‘л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования. В графе «Алфавит» указывается первая буква фамилии работника.

Характер работы указывается: ‘ ‘постоянно’, «временно» и т. л. Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью. Пол обозначается буквой «М» или «Ж».

Фамилия, имя, отчество записываются полностью ‘л разборчиво. Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например «9 января 1975 г.». При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.

При указании места рождения нужно учитывать следующее:

  1. · слова аул, кишлак, село, станица пишутся полностью;
  2. ·
  3. · длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
  4. · районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город — гор., деревня — дер., край -кр., округ — окр., область — обл., поселок — пос., район — рн., станция — ст.;

Гражданство записывается без сокращений.

Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении.

ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН). Заполнение графы «Гражданство» Гражданство Код по ОКИН Гражданин Российской Федерации 1 Гражданин Российской Федерации и иностранного государства 2 (в случае двойного гражданства указывается гражданство какого именно государства) Иностранный гражданин 3 (указывается какого государства) Лицо без гражданства 4 Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений.

Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом.

Сведения о знании языков Степень знания языка Код по ОКИН владею свободно 3 читаю и могу объясняться 2 читаю и перевожу со словарем 1 При кодировке графы «Знание иностранного языка» указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй — степень его знания. Например: «Английский — читаю и перевожу со словарем» записывается в графе «Код» как: 014 1.

Например: «Английский — читаю и перевожу со словарем» записывается в графе «Код» как: 014 1. Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию. ОК 009-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).

Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом. Вид образования Код по ОКСО Начальное (общее) образование 02 Основное общее образование 03 Среднее (полное)общее образование 07 Начальное профессиональное образование 10 Среднее профессиональное образование 11 Неполное высшее образование 15 Высшее образование 18 Послевузовское образование 19 Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.

Сведения о неоконченном образовании Работник, имеющий неоконченное образование Вид образования по классификации.

Обучающийся в высшем учебном заведении, но не окончивший его Основное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное заведение) Окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его, или обучается на третьем курсе Записывается, сколько курсов окончено или на каком курсе обучается Окончивший три курса высшего учебного заведения Неполное высшее образование Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его Среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое имелось образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение) Окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей,гимназию Среднее (полное) общее образование Окончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение Начальное профессиональное образование Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования.

В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово «имени», следует писать «им»; если за этим идет слово «профессора», «академика» или другое, то следует писать «им.

профессора’, «им. академика» и т.

д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются. Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании. Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.

Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:

  1. · для высших учебных заведений — «бакалавр», «магистр», «специалист». Для квалификации «бакалавр» и «магистр» указывается направление, а для квалификации «специалист» — специальность;
  2. · для средних учебных заведений — «техник», «товаровед» и др.

Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу .лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.

Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.

Сведения о состоянии в браке Состояние в браке Код по ОКИН Никогда не состоял (не состояла) в браке 1 Состоит в зарегистрированном браке 2 Состоит в незарегистрированном браке 3 Вдовец (вдова) 4 Разведен (разведена) 5 Разошелся (разошлась) 6 В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником. Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом.

Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения. В том случае, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения в силу отсутствия на рабочем месте или по другой причине, сотрудник кадровой службы именно по указанным адресам высылает по почте уведомления о необходимости явиться в отдел кадров за трудовой книжкой (либо выразить согласие на отправку ее по почте) или запросы о местонахождении работника.

Поэтому необходимо заполнять обе графы — и адрес места жительства по паспорту и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.

Заполнение раздела о воинском учете Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, о повышении квалификации, поощрениях и др.

Учет отпусков Изменение сведений о работнике В предыдущей части статьи мы выяснили, какие документы требуются для заполнения карточки Т-2, а также рассмотрели, как заполняются графы «Алфавит», «Гражданство», как вносятся данные об образовании, о составе семьи и др. Заполнение раздела о воинском учете Основными документами, на основании которых заполняется разд.
Заполнение раздела о воинском учете Основными документами, на основании которых заполняется разд.

2 «Сведения о воинском учете» личной карточки Т-2, являются:

  1. · военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;
  2. · удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Сведения о воинском учете Граждане, пребывающие в запасе Граждане, подлежащие призыву Пункт 1. Категория запаса На офицеров запаса не проставляется На лиц, не являющихся офицерами, заполня­ется в соответствии с предоставленным военным билетом (графа «Категория учета») Не заполняется Пункт 2. Воинское звание Проставляется в соответствии с записью в военном билете Делается запись: «Подлежит призыву» Пункт 3.

«Состав (профиль)». Заполняется без сокращений Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например, «командный’, «медицинский’ или «солдаты», «матросы» и т.

п. Че заполняется Пункт 4. «Полное кодовое обозначение ВУС» Записывается полное обозначение — шесть цифр или шесть цифр и буквенный знак Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например «021101» или»113194А» Проставляется в соответствии с записью в удостоверении граждани на, подлежащего призыву на военную службу Пункт 5.

«Категория годности к военной службе» Записывается буквами: А — годные к военной службе Б — годные к военной службе с незначительными ограничениями В — ограниченно годные к военной службе Г — временно не годные к военной службе При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А» Записывается буквами: А — годные к военной службе Б — годные к военной службе с незначительными ограничениями В — ограниченно годные к военной службе Г — временно не годные к военной службе Д — не годные к военной службе Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу Пункт 6.

«Наименование военного комиссариата по месту жительства»

Проставляется в соответствии с последней записью или последним штампом в военном билете Проставляется в соответствии с последней записью, или последним штампом в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу Пункт 7.

«Состоит на воинском учете» Заполняется простым карандашом Строка а) — в случаях наличия мобилизацион ного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; Строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время Не заполняется : Пункт 8. «Отметка о снятии ‘с воинского учета» При условии достижения предельного возраста .пребывания в запасе, ‘или признания не годным к военной службе по состоянию здоровья Делается отметка: «Снят с воинского учета по возрасту’ или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья» Делается отметка: «Снят с воинского учета по возрасту»или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья» После заполнения разделов «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете» работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.

Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, оо9. о повышении квалификации, поощрениях и др.

При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5).

Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку. При заполнении разд. 4 «Аттестация» личной карточки заполняются все графы, а именно указываются: — дата прохождения аттестации; — решение комиссии, например «перевести на должность», «отправить на повышение квалификации» и т. д.; — ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.

Графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.

Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или поступающих из отдела подготовки кадров. В разделе «Повышение квалификации» указываются: — даты начала и окончания обучения; — вид повышения квалификации; — наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах); — вид документа (свидетельство, удостоверение); — графа «Основание» может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации. Аналогично вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.

При заполнении разд. «Поощрения и награды» необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды. Учет отпусков В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.

При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска, дата же окончания вносится «де факто», после того как работник фактически вернулся из отпуска.

Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе »Дата окончания» будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.

В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы.

Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, т.

к. согласно ст. 121 ТК РФ а него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней. Продолжительность отпуска без сохранения заработной платы за год Первоначальный стаж работы, например с 15 мая 2002 г. по 14 мая 2003 г. Менее 7 дней мая 2003 г.

Остается прежним, т. е. с 15 мая 2002 г. по 14 Более 7 дней, например 10 дней Сдвигается на количество дней отпуска без сохранения заработной платы, т.

е. на 10 дней. В данном примере: с 15 мая 2002 г. по 24 мая 2003 г. Аналогично не учитывается в стаже работы, дающем право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, и время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.

Кроме того, согласно ст. 121 ТК РФ из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, вычитается время отсутствия работника на работе без уважительных причин, з т. ч. вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст.

76 ТК РФ. Ниже указаны возможные виды документов, на основании которых сотрудник отдела кадров производит перерасчет данного стажа работы (по ст. 76 ТК РФ). Виды документов, служащих основанием для перерасчета стажа в случае отстранения от работы 1 2 Непрохождение в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда Протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы. Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине Непрохождение в установленном порядке обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра Протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы.

Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине Выявление в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине В разделе «Дополнительные сведения» для полноты учета в необходимых случаях указываются: — сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания): — сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности; — заключение МСЭК об условиях и характере труда.

После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в разд. XI «Основания увольнения», где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении. При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности.
При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности.

Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.

Изменение сведений о работнике При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разд. «Общие сведения» и «Сведения о воинском учете», то и подписью самого работника. Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку.

На основании первых форм и в ходе внедрения в СССР системы автоматизированного учета кадров был разработан ОСТ

«Стандарт по автоматизированным системам управления кадрами»

. В нем и были изложены основные правила заполнения личной карточки. Как указано в ОСТе,

«при изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами»

.

Далее

«все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров»

.

Полная замена личной карточки не желательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю картину по данному сотруднику. Что касается изменения паспортных данных и состояния в браке, то может применяться та же схема — с зачеркиванием.

В.В. МИТРОФАНОВА, канд. экон.

наук, директор «Центра профессионального развития»

Личная карточка работника

1. Хранение и систематизация информации. Личная карточка является своеобразным досье сотрудника.

В сжатой форме в карточке указывается вся информация о нем: паспортные данные, адрес регистрации, специальность, номер диплома, уровень владения иностранными языками, сведения о семье и т.д. Личную карточку имеет право использовать в своей работе сотрудник отдела кадров. Например, кадровик может сформировать какие-либо льготы для работника, исходя из состава семьи, указанного в карточке.

Так же ей может пользоваться бухгалтер — в Т-2 могут быть сведения, являющиеся основаниями для каких-либо дополнительных выплат. Отдельные записи о квалификации специалиста могут помочь ему занять более высокую должность или расширить функционал. 2. Документирование важных изменений.

Дата поступления на работу, номер приказа, перевод с одной работы на другую, повышение в должности, награды и поощрения — все это важные сведения о работнике. Разумеется, они сопровождаются своевременными приказами, графиками, актами и прочим — однако вся сумма знаний об этих изменениях содержится именно в личной карточке — их можно увидеть хронологически.

Хранение данных на едином бланке Т-2 поможет избежать недоразумений или конфликтных ситуаций. Большое количество информации можно будет восстановить в случае утери.

Обо всех изменениях, происходящих в его карьере, сотрудник расписывается в личной карточке, удостоверяя своей подписью принятие этих изменений и согласие с ними. 3. Воинский учет. Работодатель обязан вести учет сотрудников (это указано в Федеральном законе «О воинской обязанности и военной службе»). Сам учет осуществляется по личным карточкам, в которых заполняется соответствующий раздел.

Так же работодатель, заполнив личную карточку, должен разъяснить военнообязанным сотрудникам порядок исполнения ими воинской обязанности. 4. Статистика и информация к размышлению. В целом информация из Т-2 может служить своеобразной базой данных о человеческих ресурсах организации.

Проанализировав эти данные, администрация предприятия может сделать выводы о квалификации своих специалистов, об их успехах и движении по карьерной лестнице и использовать эти знания в целях развития компании.

Пункт 2. Общие сведения

Вписываем реквизиты трудового договора. Записываем фамилию, имя, отчество работника и другие его персональные данные, включая коды по ОКАТО и ОКИН. Образец заполнения, или как заполнить личную карточку работника Т-2 по данному разделу, — смотрите картинку.

Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку, в Москве свои коды, в Санкт-Петербурге — свои, в Челябинске — свои. Найти код можно в Интернете. Код ОКИН — это классификатор информации о населении.

Он включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит соответствующий код. Личная карточка сотрудника может содержать степень знания иностранного языка:

  1. читает и может объясняться;
  2. читает и переводит со словарем;
  3. владеет свободно.

Далее подробно заполняем сведения об образовании. Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, в карточке Т-2 есть дополнительные графы.

В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в результате подготовки в образовательном учреждении.

При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой работник принят на работу.

Вписываем стаж работы на дату заполнения личной карточки, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.

Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает право на пенсию по старости. Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности. Стаж, дающий право на надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:

  1. в аппарате Совета Обороны РФ;
  2. в Судебном департаменте при Верховном суде и т. д. (полный список см. в Разделе II Положения, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).
  3. в Администрации Президента РФ;

Карточка Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому наш пример заполнения личной карточки работника Т-2 содержит лишь общий трудовой стаж, сведения о котором есть в трудовой книжке работника.

Пример заполнения личной карточки работника Т-2 в разделе трудового стажа: По мере работы в организации стаж работника увеличивается, поэтому, чтобы не зачеркивать или не пользоваться различными корректорами, первоначально заносите сведения о стаже карандашом, потом, при увольнении работника, впишите ручкой. Далее переходим к разделу о семейном положении работника и составу его семьи.

В пункте 9 указываем его семейное положение и состояние в браке: женат или холост (если холост, лучше указать карандашом, женится — впишите ручкой, если женат, пишите ручкой, если разведется — укажите документ, на основании которого брак расторгнут). Указываем код по ОКИН состояния в браке:

  1. разведен(а) официально;
  2. брак зарегистрирован;
  3. брак не зарегистрирован;
  4. вдовец или вдова;
  5. никогда не был(а) в браке;
  6. разошлись (когда неофициально).

В состав семьи вписываются мужья, жены и дети. В принципе можно указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).

Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их. Образец заполнения формы Т-2 смотрите ниже.

Дату регистрации по месту проживания смотрят в штампе в паспорте. Номер телефона необходим для связи: например, работник не вышел на работу, можно позвонить и узнать, что с ним.

Желательно взять у работника второй телефонный номер для связи.

«Брачные» формулировки

Катя Как правильно в личных карточках заполнять пункт 9 «Состояние в браке»? Есть ли какие-то официальные формулировки или можно писать произвольно? : Этот пункт предполагает также указание определенного кода по Общероссийскому классификатору информации о населении ОК 018-95.

В Классификаторе даны следующие формулировки для брачного состояния:

  1. состоит в зарегистрированном браке;
  2. никогда не состоял (не состояла) в браке;
  3. разошелся (разошлась).
  4. разведен (разведена);
  5. вдовец (вдова);
  6. состоит в незарегистрированном браке;

Однако на наш взгляд, это чересчур подробная градация.

И далеко не каждый работник согласится сообщать о себе подобную информацию.

Полагаем, что для этой графы вполне достаточно двух нейтральных формулировок «состоит» и «не состоит».

Кстати, в самостоятельно разработанных формах личных карточек пункт «Состояние в браке» можно вообще не предусматривать.

Раздел I

  1. П. 10 «Состав семьи» и п. 12 «Фактический адрес места жительства» заполняются со слов сотрудника.
  2. П. 5 «Знание иностранного языка» заполняется следующим образом: «владеет свободно», «читает и может объясниться», «читает и переводит со словарем».
  3. П. 8 «Стаж работы» заполняется в соответствии с трудовой книжкой и иными документами, подтверждающими общий трудовой стаж.

Личные карточки: вопросы и ответы

Источник: электронная база данных «» (Волгоград)/1. Каким документом утверждена личная карточка?

Последняя редакция унифицированной формы Т-2 – личной карточки — утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1 (далее – пост.№1).2. Все ли работодатели должны вести карточки Т-2?

Требование о ведении карточек Т-2 распространяется на организации (п.2 пост.№1).

К работодателям-предпринимателям это требование не относится, но они вправе их вести. Ведение личных карточек является не только обязанностью, но оно может быть и полезным мероприятием.

Во-первых, в управленческих целях. Во-вторых, судебной арбитражной практике известны случаи, когда работодатель смог защитить свои интересы, используя личные карточки для доказательства правильного расчета среднесписочной численности работников для исчисления налогов, правомерного вычета из доходов работников и т.д.3.

Вправе ли работодатель вести Т-2 в электронном виде, а не на бумажном носителе? Работодатель вправе вести карточки Т-2 в электронном виде, но это не освобождает его от обязанности распечатывать их и иметь на бумажном носителе.

Да и работник не сможет расписаться в компьютере.

Госкомстат России не указал рекомендуемые форматы бланков, но, как видно, форма личной карточки спроектирована так, что для ее изготовления требуется бумага формата 2А4. А в связи с тем, что карточка Т-2 является документом достаточно длительного использования, то рекомендуется при распечатке использовать плотную бумагу. 4. У нас в компании отдел кадров не производит заполнение карточки Т-2, а поручает это работнику.

Насколько это правильно? Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (далее – Указания Госкомстата) заполнение формы № Т-2 производит сотрудник отдела кадров, а при его отсутствии — лицо, которому в организации поручено ведение кадровой работы. Работник не должен вносить какие-либо записи в личную карточку, за исключением своей подписи при заполнении Т-2, когда работника принимают на работу, и при заверении изменений своего трудового статуса.5. У нас личные карточки на работников, принятых до 2004 года, заполнены по прежней форме, утвержденной Госкомстатом в 2001 году.

На работников, принятых в 2004-2005 годах, личные карточки ведутся по новой форме, утвержденной пост. №1. Должны ли мы переписывать «старые» карточки на работников, принятых до 2004 года, на новые бланки?

Законодатель не разъяснил, как быть работодателям в данном случае. Среди инспекторов Государственной инспекции труда существуют различные мнения. В частности, на одном из семинаров я слышала мнение инспектора о том, что работодатель должен хранить «старые» карточки, но и заполнить Т-2 по новому образцу на тех же самых работников.

Некоторые инспекторы считают, что на работников, принятых до 2004 года, можно продолжать вести «старые» карточки, а на работников, принятых в 2004-2005 годах, заводить карточки Т-2, утвержденные пост. №1. Среди кадровиков и юристов также нет единого мнения по настоящему вопросу.

В этой связи мы рекомендуем Вам сделать официальный запрос в местную государственную инспекцию и получить официальный ответ, чтобы в случае проводимой ими у Вас проверки было чем защитить свою позицию.6. На основании каких документов должно осуществляться заполнение Т-2 при приеме на работу? Согласно Указаниям Госкомстата личные карточки заполняются при приеме работника на работу на основании следующих документов:

  1. страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  2. документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при приеме на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
  3. документов воинского учета — при приеме на работу военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  4. приказа (распоряжения) о приеме работника на работу;
  5. трудового договора, заключенного с работником;
  6. трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
  7. сведений, сообщенных о себе работником.
  8. паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации работодатель вправе требовать предъявления дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ, ), иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ (ст. 65). Поэтому незаконны могут быть требования отдела кадров к работнику о предоставлении свидетельства о присвоении ИНН, справок, характеристик и т.п.7. Когда именно должна заводиться Т-2 на работника?

Законом не предусмотрено, в какой конкретно срок должна заводиться личная карточка. Рекомендуется заводить Т-2 сразу после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу, так как запись в трудовой книжке работника о его приеме должна одновременно дублироваться в личной карточке работника.8.

Сколько лет должны храниться личные карточки?

75 лет Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.