Куда на документе ставится печать копия верна

Куда на документе ставится печать копия верна

У нотариуса


Как выше было сказано, нотариус – специально уполномоченное лицо, одним из видов деятельности которого является свидетельствование соответствия копий подлинникам.Наверное, многих волнует цена вопроса, а именно сколько стоит заверить копию у нотариуса.Так, в первую очередь стоимость зависит от вида документа, региона и прочих факторов.Например, заверение копии паспорта колеблется от 100 рублей и выше, копии Устава – от 500 руб.Если закон не обязывает вас получать у нотариуса, то данная процедура не является обязательной.В целом процесс заверения документов «копия верна» сравнительно недолгий, если в конторе нет очереди, но лучше, конечно, заранее записаться на прием. Главное — не забудьте взять с собой оригинал!

Особенности заверения выписок из документов

В ряде случаев требуется завизировать не копию, а только отдельную выписку.

Например, из устава организации, договора или постановления.

Как это сделать правильно? К выпискам не предъявляется строгих требований, большая часть их выполняется в свободной форме и даже не требует подписи руководителя. Чтобы выписка считалась действительной, достаточно следующих рекомендаций:

  1. указывают должность и имя лица, подписавшего основной документ.
  2. если у документа есть преамбула, она указывается в выписке без сокращений и изменений;
  3. указываются дата и регистрационный номер оригинального документа;
  4. в тексте оставляют только те пункты и строки, которые имеют значение в данной ситуации, пункты указываются с оригинальными номерами;

Затем выписку заверяют штампом «Верно» и подписью составителя. В отличие от заверенных копий, визировать выписки могут не только руководители.

Например, поставить штамп и свою подпись вправе секретарь, составивший выписку.

Удостоверение копии у нотариуса

придает ей безусловную официальную силу. При этом эту процедуру может заказать не только владелец документа, но и любое иное лицо, если только нет оснований предполагать, что бумага попала к нему незаконно.

Сам юрист должен проверить личность обратившегося к нему, оценивать его дееспособность в данном случае не требуется. При этом допускается заверение копии по доверенности, но лишь в том случае, если такое полномочие в этой документе оговорено. Также нотариусу необходимо определить, что в самом документе не содержится ничего нарушающего российское законодательство.

Когда требуется заверение

Прежде чем заверять какую-либо копию, нужно узнать, в какую организацию ее следует предоставить и для каких целей. Потому что правильно заверенный документ – залог быстро поданных бумаг, без переоформления и исправления.

Если речь идет о копиях для госорганов (к примеру, нужно получить лицензию), то их заверение намного строже.

Лучше с самого начала выяснить, каковы предписания конкретной организации.

То есть как надо заверять копии конкретно для них. Иначе придется все переделывать. Если копия нужна для внутреннего пользования, то заверение идет по принятым стандартам.

В организации могут заверить паспорт, свидетельства из ЗАГСа, дипломы, трудовые книжки. Для последних особенно актуален штамп «копия верна» (образец на документах представлен далее).

В каких случаях нотариус откажет

Нотариус может отказаться заверять документы.

Причин довольно много, к самым распространённым относятся:

  • Акты на нескольких листах, но не сшитые и не пронумерованные (проблема решается очень легко: сосчитать и сшить листы, на последнем листе наклеить ярлык с количеством листов).
  • Часть текста написана карандашом.
  • Бумаги иностранного происхождения, не легализован в соответствии с российским законодательством, написан на иностранном языке.
  • На подлиннике есть повреждённые фрагменты, которые трудно или невозможно прочесть. Также не заверяются бумаги с пометками и исправлениями, законность которых не подтверждена отметкой «Исправленному верить».
  • Заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не может проверить их подлинность, следовательно, откажется заверять.

Если есть сомнения по поводу состояния документа и возможности завизировать его в должном порядке, лучше изначально проконсультироваться у специалиста и попробовать найти решение проблемы совместно. После проверки нотариус ставит свою печать: образец печати представлен на изображении выше.

Для чего требуется заверение документов

Заверенные копии документов используются с целью передачи важных сведений органам контроля.

Как правило, такие документы используются при взаимодействии с внебюджетными фондами, налоговой службой и судебными органами. Указание всех реквизитов, присутствующих на оригинальном экземпляре, позволяет наделить дубликат юридической силой.При составлении копии необходимо придерживаться правил, изложенных в действующих юридических нормативах.

Рядовые граждане часто сталкиваются с необходимостью подготовки копий различных документов.

Ксерокопии документов нужны во время трудоустройства, при оформлении пособий и наследства, а также при заключении контрактов. Грамотно составленные копии позволяют снизить риск отказа в приеме бланков.

Органы контроля имеют законные основания для отказа в приеме неверно составленных бумаг. В большинстве вышеперечисленных случаев, достаточно предоставить органам контроля качественную ксерокопию.Процесс подготовки копий документов субъектами предпринимательства несколько отличается от стандартной процедуры.

Владельцы организаций имеют право предоставлять органам контроля как полные копии бумаг, так и выписки, содержащие ключевую информацию. Право на заверение дубликатов предоставляется лишь тем работникам, что занимают должность руководителя компании либо структурного подразделения. Заверенная копия документа – это дубликат, имеющий юридическую силу, равную оригинальному экземпляру.

Именно этот фактор объясняет важность соблюдения правил делопроизводства при подготовке копий первичной документации. При составлении дубликата, необходимо придерживаться следующих правил:

  • Копия должна содержать в себе штамп или отметку, подтверждающие правильность информации.
  • Указание даты проведения операции, а также фамилии и должности работника, заверявшего бланк.
  • При составлении дубликата необходимо указать местонахождение оригинального экземпляра. Данная отметка является одним из главных требований органов контроля.

Особого внимания заслуживает порядок оформления документов, состоящих из нескольких листов.

В данном случае все оригинальные страницы должны быть тщательно пронумерованы. Несовпадение нумерации страниц подлинника и дубликата может расцениваться как попытка подделки документов. После изготовления ксерокопий, все листы необходимо тщательно прошить.

Скрепки должны располагаться в верхней части листа. Далее на обратную сторону последнего листа наносится пломба, содержащая отметку о дате изготовления дубликата.

Пломба должна быть заверена фирменной печатью. Часть оттиска должна быть расположена на самой пломбе, а вторая – на дубликате.В некоторых случаях работнику, занимающемуся подготовкой дубликатов, необязательно скреплять все отксерокопированные страницы. Действующие нормативы разрешают руководству компании ставить специальные отметки на каждой из страниц, подтверждающие сходство с оригинальным экземпляром.
Действующие нормативы разрешают руководству компании ставить специальные отметки на каждой из страниц, подтверждающие сходство с оригинальным экземпляром.

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут

Чем копия отличается от оригинала

Некоторые документы разрабатываются только в одном экземпляре, а создание второго оригинала не представляется возможным. К ним относятся трудовая книжка, договор работника и работодателя (существует в 2 экземплярах), договор купли-продажи, приказ о приёме на работу.

Однако данные из этих бумаг нужны банкам, налоговой службе и некоторым другим учреждениям. Например, для выдачи кредита или оформлении ипотеки.

Предоставить им оригинал невозможно, поэтому оформляется копия. Заверенная копия документа — это завизированная подписью руководителя и печатью организации (при наличии) бумажная ксерокопия документа. Цель визы — гарантировать достоверность.

Копия — скопированная версия оригинального документа, чаще всего выполняется на простом копировальном аппарате.

Но чтобы предупредить мошенничество, принимающие копии учреждения просят заверять их в особенном порядке. Рассмотрим, по каким правилам проходит заверение копий документов в организации и как написать всё корректно с первого раза.

Штамп “Копия верна” нужен для подтверждения подлинности копии

Мы в соц.

сетях

© 2002 — 2020 Адрес редакции: г.

Москва, 1-ый Щемиловский переулок, д. 16, стр. 2, 4-ый подъезд () Почтовый адрес: 127055 г. Москва а/я 75 Тел.: (495) 258-08-15, 725-78-13 E-mail: Вся информация, размещенная на данном веб-сайте, предназначена только для персонального использования и не подлежит дальнейшему воспроизведению и/или распространению в какой-либо форме, иначе как с письменного разрешения ООО «Профессиональное издательство».

Москва а/я 75 Тел.: (495) 258-08-15, 725-78-13 E-mail: Вся информация, размещенная на данном веб-сайте, предназначена только для персонального использования и не подлежит дальнейшему воспроизведению и/или распространению в какой-либо форме, иначе как с письменного разрешения ООО «Профессиональное издательство».

Статьи и советы по делопроизводству и архивному делу, работе секретаря и помощника.

Шаблоны документов, подарки и акции. Выписываете журнал? Я согласен с политикой ПОДПИСАТЬСЯ

Кто может заверить

Самым надежным способом заверения копий является обращение к нотариусу.

Нотариус может заверить те копии документов, которые были выданы в организации, при условии, что составлен документ по всем законодательным нормам, и он является действительным на момент обращения к специалисту.

Также ставится на образец «Копия верна», если в оригинальном документе нотариусом была заверена подпись. В основном это доверенности или представительство в судебных организациях.

Те копии, которые делаются внутри организации, могут заверяться руководителем или другим ответственным лицом, имеющим на это полномочия. Как правило, это секретарь, делопроизводитель, сотрудник отдела кадров или бухгалтер. Право заверения копий обычно прописывается в должностной инструкции специалиста или в специально изданном указе.

Если копия заверена тем лицом, у которого нет на это права, документ может быть признан недействительным.

Можно ставить не только штамп «копия верна». Образец от руки также будет считаться действительным, но только на условиях, указанных выше. Достоверность копии обычно подтверждают при помощи печати организации, специального штампа «Копия верна» (образец далее) и подписи ответственного сотрудника.

В частых случаях используется именно готовый штамп, после проставления которого остается вписать дату.

Редко копию заверяют вручную. Фраза «Копия верна» — наиболее употребляемая в заверяемых документах, но используется и просто «Верно».

Также существуют правила для заверения документа, состоящего из нескольких листов. Необходимо:

  • В конце документа наклеивается небольшой лист с информацией о количестве прошитых и пронумерованных страниц.
  • Проставляется печать и подпись.
  • Готовый экземпляр прошить.
  • Все страницы нужно пронумеровать.

Допустимо заверение каждой страницы, если нет желания прошивать.

ВЫВОД

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно.

Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже). Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.).

Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников). Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты; ; ; .

№ Реквизит Чем предусмотрен Примечания 1 Заверительная надпись Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 Как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна» 2 Должность лица, заверившего копию Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 Руководитель, ; ; или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работник; заверяющей организации, главное — закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документообороте или в доверенности 3 Подпись лица, заверившего копию Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 — 4 Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) ГОСТ Р 6.30-2003 Отсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ Р 6.30-2003 допускается.

Это может быть любой работник; заверяющей организации, главное — закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документообороте или в доверенности 3 Подпись лица, заверившего копию Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 — 4 Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) ГОСТ Р 6.30-2003 Отсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ Р 6.30-2003 допускается.

Тем не менее подпись лучше расшифровать — это давно уже стало правилом делового оборота 5 Печать Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 ГОСТ Р 6.30-2003 допускает «копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», то есть организация вправе выбрать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров) 6 Отметка о том, что подлинный документ находится в организации Указ № 9779-X Организация может заверять:

  1. копии собственных документов;
  2. копии чужих документов, но только если оригинал находится в данной организации;

Так, можно заверить копию письма, направленного вам образовательным учреждением, но не копию его лицензии 7 Дата выдачи (заверения) Указ № 9779-X, ГОСТ Р 6.30-2003 Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутствию; ; Указание на дату важно для достоверности заверения — ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен Приведем пример заверения копии. Копия верна, подлинник находится в ООО «Ретро» Руководитель кадровой службы И.А.

Иванова М. П. 3 ноября 2011 г.

Как заверить документы по новым правилам?

Чтобы удобно было оформлять большое количество документов, организация может изготовить соответствующий штамп с постоянной информацией «Верно». Необходимо помнить о том, если ксерокопия документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество.

Таким образом для внутреннего документооборота организации с 2020 года необходимо :

  1. указывать запись «Верно»;
  2. Ф.И.О., должность, подпись работника, заверившего документ;
  3. указывать дату заверения.

Подпись работника, заверившего копию документа , удостоверяет печать организации.

Если же копии документов должны быть направлены в другую организацию или учреждение, то новые правила требуют указывать место, где хранится оригинальный экземпляр документа. Например: Подлинник документа хранится в МБДОУ № 9, по адресу: Красноярск, у.

Весны 13а, в деле № 03 за 2017 год. По новому ГОСТу в соответствии с пунктом 5.24 ставится печать так, чтобы она не закрывала подпись уполномоченного лица или ее проставляют в месте, обозначенном «МП». В стандарте не уточняют, может ли захватывать оттиск печати указание должности.

Печать поставляют после того, как документ полностью подготовлен.

Поэтому лучше, чтобы она заходила на название должности. Таким образом, учитывая противоречия и рекомендательный характер нового ГОСТ, при заверении копий документов для Федеральной налоговой службы лучше пользоваться указаниями контролеров. Неверно заверенная копия при проверке может стать причиной повышенного внимания трудовых инспекторов, а также причиной возникновения судебных разбирательств.

Как правильно оформить отметку об электронной подписи, которая позволяют визуализировать документ. Такую отметку делают там, где должна стоять оригинальная (живая) подпись на бумажных аналогах.

При заверении электронных документов штамп «Верно» (образец) содержит такие реквизиты, как: фразу о том, что документ подписан электронной подписью; номер сертификата ключа подписи; ФИО владельца такого сертификата; срок действия соответствующего сертификата.

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговика м статьи 88, 93 НК РФ , во внебюджетные фонд ы статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах.

» , для выдачи работника м ст. 62 ТК РФ , участника м п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п.

4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО) , для участия организации в конкурсе (аукционе ) п. 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ

«О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд»

и т.

д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще».

Что же оно означает?

Кто вправе ставить надпись

В общем случае заверение копии любых бумаг в организации производит ее отдел кадров. При его отсутствии такие полномочия могут быть возложены на бухгалтера компании.Если же данное лицо не трудоустроено, то для заверения документа, в частности копии трудовой, ему нужно обратиться к нотариусу, принеся как оригинал, так и свой паспорт для удостоверения личности.

В любом случае копии любых бумаг могут удостоверять нотариусы, к которым требуется обращаться, если существует сомнение, что данный документ может быть заверен в организации.

Чем руководствоваться при заверении


Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта ; далее — ГОСТ). Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС , в письмах Минфина и . СОВЕТ. Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв.

СОВЕТ. Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16).

Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.

Удостоверительная надпись

Достоверность копии подтверждается формулировкой «Верно». Если копия готовится для другой организации — например, для банка — по новым требованиям необходимо к этой надписи добавить место хранения оригинала. Таким образом, надписи на копиях одного и того же документа будут такими:

  • Внутри своей компании: «Верно», должность и подпись лица, визирующего документ.
  • Для другого учреждения: «Верно», «Подлинник приказа о приёме на работу/другого акта хранится в ООО «Техника», дело №03-1861 за 20. год», а также должность и подпись ответственного составителя.

Иногда возникает вопрос: «копия верна» или «верно» — как правильно?

Обновлённый ГОСТ предполагает написание «Верно», лучше использовать её. Однако другая формулировка не сделает копию недействительной.

Образец, как правильно заверить документ, представлен на изображениях к материалу.

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

  1. нотариус;
  2. сама организация (сам предприниматель).

Порядок заверения трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

В трудовой книжке отражается вся информация о месте работы человека, а также о его предыдущем стаже.

Поэтому такой документ достаточно часто требуется для предъявления в различных государственных и частных структурах. Однако храниться он должен у работодателя и выдача на руки оригинала может происходить только в исключительных случаях. Во всех остальных ситуациях работодатель обязан выдать копию книжки, заверенную установленным образом.

Я предприниматель, и поэтому мне часто приходится выдавать подобные документы. Поэтому в этой статье я расскажу вам, как должна выглядеть заверенная копия в текущем году.

Как правильно заверить копию многостраничного документа?

Вопрос: Как должна выглядеть наклейка? Допускается ли сшивать копии документов в один пакет, если документы из разных по номенклатуре организации дел? Если да, то как проставить номер дела, в котором хранится документ, в заверительной надписи на наклейке?

Ответ: Порядок заверения копии, в том числе для предоставления ее в другую организацию, описан в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 7.0.97-2016). Отметка о заверении копии должна выглядеть так: Верно.

Генеральный директор Островская К.А.

Островская 17.12.2018 Подлинник документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2020 год. Печать Порядок заверения многостраничных документов описан в п.

2.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв.

приказом Росархива от 11.04.2018 № 44): «На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа.

Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа».

Таким образом, на каждом листе ставится такая отметка: Верно.

Генеральный директор Островская К.А.

Островская 17.12.2018 Печать А на последнем листе пишем полностью: Верно.

Генеральный директор Островская К.А. Островская 17.12.2018 Подлинник документа находится в ООО «АБВ» в деле № 12-13 за 2020 год.

Печать Что касается внешнего вида наклейки, то можно обратиться к письму Минфина России от 29.10.2015 № 03-02-Р3/62336: «На оборотной стороне последнего листа в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка (в виде прямоугольника размером примерно 40—60 мм на 40—50 мм). Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см.

[…] Заверительная надпись опечатывается печатью организации (при наличии). Печать ставится таким образом, чтобы частично захватывала бумажную наклейку, заклеивающую концы нити, личную подпись, фамилию, инициалы лица, заверившего документы (копии документов), дату их заверения».

Лучше, если заверит копии генеральный директор. Несмотря на то что в приказе Минфина России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ (далее – Приказ Минфина № ММВ-7-2/628@) на это нет прямого указания, подпись генерального директора исключит возможные вопросы со стороны проверяющих органов.

В крайнем случае нужно сразу давать указание на документ, дающий право другому работнику заверять копии документов, и приложить к направляемому пакету его копию: Верно.

Главный бухгалтер Козлова А.А.

Козлова (по Доверенности от 03.12.2018 № 12) 17.12.2018 […] Правила представления многостраничных документов на бумажном носителе (в том числе копий) в налоговую изложены в приложении № 18 к приказу Минфина № ММВ-7-2/628@: Извлечение из приложения № 18 к Приказу Минфина № ММВ-7-2/628@ 4. Все листы документов должны быть прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа и связываются. На оборотной стороне последнего листа каждого тома (части) в месте скрепления наклеивается бумажная наклейка, на которой находится заверительная надпись.

5. Заверительная надпись обязательно содержит наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов…, его личную подпись, фамилию, инициалы, указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью) и дату.

Заверительная личная подпись должна частично захватывать бумажную наклейку.

Таким образом, отметка о заверении копии и заверительная надпись – два самостоятельных блока информации, которые должны присутствовать на сшитой копии.

Путать и смешивать между собой их нельзя. Приведем пример оформления оборотной стороны многостраничной копии документа на бумажном носителе для представления в налоговую: В одну сшивку помещается одна копия документа.

Сшивок в один адрес может направляться несколько. Направление осуществляется с сопроводительным письмом, в котором в реквизите «Отметка о приложении» (п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016) описывается каждая из них: Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваш запрос направляем вам копии документов ООО «АБВ». Приложение: 1. Копия Устава ООО «АБВ» на 20 л. в 1 экз. 2. Копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица на 1 л.

в 1 экз. 3. … Автор ответа: Кожанова Евгения Николаевна 18.12.2018, 15:27

Нотариальное удостоверение подлинности документа

В некоторых случаях, предусмотренных законодательством, удостоверение копии у нотариуса является обязательным. В таких случаях подтверждающую надпись нотариуса не вправе заменить ни одно должностное лицо.

Это, скорее исключения, однако, многие ведомства доверяют именно нотариально заверенным документам.

Для осуществления этой процедуры достаточно обратиться к нотариусу, предъявить удостоверение личности, оригинал и копию документа. Нотариус тщательно исследует документ, сверяет копию с подлинником, проверяет, правомочно ли был выдан документ, все ли необходимые реквизиты и подписи присутствуют. Сколько стоит заверить документ у нотариуса, зависит от количества листов и самого документа, который подлежит заверению, чаще всего заверяют личные документы или устав и свидетельства предприятия.

Паспорт, трудовая книжка

Эти документы являются одними из самых главных в жизни любого гражданина, поэтому мы рассмотрим правила их заверения отдельно.К примеру, нотариально заверенная копия паспорта может вам потребоваться в налоговую инспекцию, в суд, в миграционную службу, для сделки и пр.Обычно делаются копии страниц, указывающих на личность, прописку, отметку о семейном положении, в некоторых случаях также – страницы с пометками о детях и прежде выданных паспортах. Копию можно сделать на листе с двух сторон, при этом заверить надо каждую из страниц, либо сшить и на обороте последнего листа сделать запись: «прошито и пронумеровано 3 листа», поставить оттиск, подпись, дату. А поскольку копия с паспорта делается обычно нотариусом, он знает все эти тонкости.Как правильно наверное, лучше всех знают специалисты отдела кадров, поскольку практически каждый день сталкиваются с этим.Итак, данный документ можно скопировать целиком или сделать только необходимые страницы, например, первый лист с ФИО владельца и разворот 4-5 стр.

Штамп «копия верна» или «верно» ставится на каждом развороте, а на последней странице необходимо прописать следующее: «Работает по настоящее время. Копия верна. Руководитель ОК.

Дата». Ставится также печать работодателя, если она имеется.

Правила по ГОСТу

Заверение копии с 1 июля 2020 года происходит согласно новому ГОСТ Р 7.0.97-2016, который вступает в действие с этого дня. В соответствии с этим нормативным актом правила заверения определяются тем, с какой целью лицу требуется данный документ. Если речь идет о трудовой книжке, то требуется в первую очередь произвести копирование всех ее страниц, на которых содержатся записи.

При этом все они должны быть выполнены в хорошем качестве.

Также ксерокопию необходимо прошить, скрепив сложенные листы по левому краю.

Края ниток, используемых для такой процедуры, нужно заклеить с использованием бумаги.

Далее на ней сверху приводится число, когда копия была сшита и ставится принадлежащая компании печать, оттиск которой должен отчасти быть на самой копии, а отчасти на бумаге, которой были склеены нитки.

Для сторонней организации процедура заверения происходит следующим образом:

  1. Новация с 1 июля 2020 года заключается в том, что требуется упоминание в письменном виде того, где находится оригинал трудовой книжки;
  2. Также нужно указать наименование его должности;
  3. Чтобы отправить бумагу в другую организацию, требуется поставить на ней печать.
  4. Пишется число, когда произошло это заверение;
  5. На документ на свободном месте ставится сама заверительная надпись «Верно»;
  6. Тут же приводится подпись и ее расшифровка для лица, которое несет ответственность за оформление бумаг кадрового профиля (обычно это специалист по кадрам, в небольших компаниях это может быть главный бухгалтер либо руководитель);

Кроме того, во многих банковских учреждениях существует требование, чтобы в документе «копия верна» также присутствовало указание на то, что его обладатель по-прежнему трудится в том месте, к которому относятся последние записи в трудовой (к примеру, в формулировки «работает в настоящее время»).

Этот реквизит выступает для них лишним подтверждением того, что на момент выпуска данной бумаги ее обладатель был трудоустроен, что означает наличие постоянного источника доходов. В результате его шансы на кредит возрастут.

Однако в ГОСТе не указана обязанность производящей это заверение структуры вносить такую запись. В то же время она является вполне допустимой, и в ситуации, когда банку требуется подобное указание — и желательной. Помимо этого для документа, который оформляется для посторонней организации, требуется указать, где хранится подлинник.

К примеру, оригинал трудовой книжки обычно находится в отделе кадров соответствующей компании. В то же время если такая бумага рассчитана на использование на самом предприятии, упоминать данный факт не требуется. Нередко возникает необходимость заверения многостраничного документа.

В таком случае по существующим правилам можно как по отдельности заверить каждый составляющий его лист, так и выполнить процедуру заверения для всего документа в целом после его прошития.

При этом во втором случае необходимо соблюдение следующих требований:

  1. при самом процессе ознакомления необходимо, чтобы читателю были доступны все отраженные в документе нюансы (слова, даты, визы и т.п.), т.е. чтобы не было допущено потери содержания;
  2. пачка, состоящая из подшитых листов, входящих в заверенную копию, не должна механически разрушаться при его изучении;
  3. требуется, чтобы существовала возможность свободного копирования информации с любой отдельной странице;
  4. листы в подшивке должны быть пронумерованы по порядку, после заверения отмечается, сколько их присутствует в пачке.

При заверении такого многостраничного документа также требуется проставить все реквизиты, о которых шла речь выше (надпись «Верно» и ФИО лица, ответственного за эту процедуру) на отдельном листе.

Там же вносится и надпись

«Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью столько-то листов»

(их количество выражается словами, а не цифрами).

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверки, , то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитов:

  1. печать организации.
  2. заверительную надпись;
  3. подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;

Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом.

Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередки.

В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.

Где ставится копия верна на документах

Давайте представим, что Вам надо срочно сдать копии документов в банк, на получение предприятием кредита или в налоговую инспекцию в ходе проводимой плановой проверки.

Одно дело, когда заверяется копия одного листа.

А если их ? Заверять каждый — дня не хватит. Сегодня говорим о том, как провести заверение многостраничных копий. Напоминаю: что копией документа является его экземпляр, который полностью воспроизводит всю информацию, что имеется в подлиннике.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: КАК ЗАВЕРЯТЬ КОПИИ ДОКУМЕНТОВ ПО НОВЫМ ПРАВИЛАМ

Сколько стоит заверить копию документа

Если говорить о том, какую цену имеют такие действия, нужно заметить, что здесь все зависит от того, кто занимается процессом.

Когда речь идет о самой организации или органах государства, то такая процедура бесплатная. Никаких отдельных платежей за осуществление таких действий вносить не нужно.

Свою цену имеет нотариальное заверение.

Как правильно заверить копию документа, мы разобрались, а вот в том, во сколько это обойдется – нет. В данной ситуации все напрямую зависит от того, каким именно нотариусом осуществляется подтверждение идентичности. Если это государственный работник – то тарифы будут более низкими.