Нужно ли из личных дел уволенных убрать копии паспорта

Нужно ли из личных дел уволенных убрать копии паспорта

Оглавление:

Налоги и Право

  1. Для удобства кадровой работы, в том числе для оформления командировок, доверенностей на сотрудников в личном деле сотрудников хранятся копии российского и заграничного паспорта. Можно ли хранить данные документы в личном деле сотрудника? Нужно ли согласие сотрудника на это?

Работодатель может хранить копии российского и заграничного паспорта сотрудника в личном деле. При этом требуется согласие сотрудника на хранение таких данных.Копия паспорта относится к персональным данным.К персональным данным работника, получаемым работодателем и подлежащим хранению у работодателя в порядке, предусмотренном действующим законодательством относятся следующие сведения, содержащиеся в личных делах работников: — паспортные данные работника; — копия страхового СвидетельстваNo related posts. Поделиться: ЗаписиРубрики×Рекомендуем посмотретьРубрики

  1. (4 508)
  2. (2 232)

ПопулярноеКонтактыг.

Москва Зверинецкая, ул.8(499)008-14-00 © Copyright 2020, О налогах.

Все права защищены.

Внести сведения и хранить копии — большая разница

В ст.

65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий. Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника.

Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных. А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

Уничтожьте копии после того, как предоставили гарантии

Прекратите обработку информации и уничтожьте ее материальные носители, в том числе копии, если достигли цели, для которой получали сведения.

Например, работнику предоставили гарантии, предусмотренные локальным актом, или компания отменила этот акт (ч.

4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ). Уничтожьте копии в течение 30 дней с даты, когда достигли цели обработки данных. Копии паспортов, свидетельств и т.

д. не относятся к документам по личному составу. Поэтому сроки хранения, установленные законодательством об архивном деле, к ним не применяют (п.

3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Установите порядок уничтожения материальных носителей персональных данных самостоятельно.

Как правило, для этого создают комиссию или назначают ответственное лицо, о чем издают приказ в произвольной форме (образец ниже). Исключите несанкционированный доступ к копиям личных документов сотрудников.

Храните их в сейфах или шкафах, которые запираются на ключ. Утвердите приказом перечень лиц, имеющих доступ к таким данным, и перечень мест хранения материальных носителей персональных данных (ч.

3 ст. 4 Закона № 152-ФЗ, п. 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г.

№ 687). Скачать и распечатать образец Зафиксируйте уничтожение персональных данных в специальном журнале или акте о прекращении обработки персональных данных (образец ниже). Форму этих документов утверждает работодатель, унифицированных шаблонов нет (информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.).

Скачать и распечатать образец Нормативная база Документ Поможет вам Пункт 2 ст.

86 ТК РФ, ч. 5 ст. 5 Закона № 152-ФЗ, постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 21 апреля 2014 г. по делу № А53-13327/2013, от 11 марта 2014 г.

по делу № А53-10287/2013 Понять, что нельзя хранить копии личных документов сотрудников без конкретной цели, на всякий случай Информация Роскомнадзора от 25 сентября 2015 г.

Узнать, как уничтожить персональные данные Статья 13.11 КоАП РФ Выяснить, какие наказания грозят работодателю за нарушения в работе с персональными данными Важные выводы

  • Документально фиксируйте уничтожение копий документов, содержащих персональные данные.
  • Храните копии документов в отделе кадров, пока не достигли цели, для которой их снимали.
  • Получайте у работника копии паспорта и иных документов, только чтобы предоставить ему гарантии, предусмотренные законом или локальным актом.

1 Часть 1 ст. 13.11 КоАП РФ.

Что сейчас говорят чиновники о хранении персданных: условия, при которых хранить копии документов безопасно

Специалисты Федеральной службы по труду и занятости , что для частных компаний порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен.

В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации. В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации.

В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации.

Аналогичные нормы содержатся и в .

С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, СНИЛС, ИНН. В то же время чиновники уточняют, что в обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников.

Ими пользуются для:

  1. содействия в трудоустройстве;
  2. контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
  3. предоставления образования и продвижения по службе;
  4. обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов;
  5. обеспечения личной безопасности работников;

Что допускается, но с согласия работника

Задаваясь вопросом, что должно храниться в личном деле сотрудника 2020, нельзя не упомянуть медицинские книжки, хотя они в личном деле и не хранятся. Если работа предполагает контакт с детьми, пищевыми продуктами или медикаментами, наниматель обязан ее потребовать.

Хранить ее можно, но при условии наличия согласия на обработку персональных данных от работника. То же самое касается документов:

  1. аттестационных листов;
  2. об образовании;
  3. о повышении квалификации;
  4. об отсутствии судимости;
  5. характеристик с прошлых мест работы.

Трудовые книжки следует держать отдельно от прочей кадровой документации. Как правило, под них выделяют надежный сейф, к которому имеет доступ только кадровик.

Роструд объяснил, как хранить копии документов в личных делах

11.07.2018 10 890Темы: ,В связи с ужесточением законодательства о персональных данных многих кадровых специалистов интересует вопрос, можно ли хранить копии документов в личном деле работника. Ответ на этот вопрос дал Роструд, разбирая обращения граждан и организаций.Условие, при котором хранить копии документов безопасно Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен.

В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации. В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации.
В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации.

Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, паспорта, СНИЛС, ИНН.В то же время чиновники уточняют, что в ст. 86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников.

Ими пользуются для: обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов; содействия в трудоустройстве; предоставления образования и продвижения по службе; обеспечения личной безопасности работников; контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя.

Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен. Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны. И даже после увольнения.Теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать?

Если в организации такие документы действительно нужны, оговорите это в ЛНА, получите согласие на хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются.Штрафы за несоблюдение закона Можно ли хранить копии документов в личных делах подчиненных, вроде, чиновники ответили. Тем не менее, в судебной практике уже имеются случаи, когда наличие копий у работодателя судьи посчитали ненужным.

В частности, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и хранить копии паспортов не нужно. Стоит вкладывать в дела работников копии их персональных документов или нет, решать вам.Напомним только, что за нарушение норм в области личных данных предусмотрено наказание по ст. 13.11 КоАП РФ. Так, за обработку личной информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц могут оштрафовать на 5000-10 000 рублей, а организацию — на 30 000-50 000 рублей.

В свете разъяснений Роструда работодателей, возможно, смогут штрафовать согласно п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ. По ней, за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 000-20 000 рублей, а для компаний — до 15 000-75 000 рублей.

Вам может быть интересно:

Состав личного дела: что можно и что нельзя хранить

Законодательно состав личного дела в отделе кадров, а также перечень документов, которые может хранить организация, никак не урегулирован. Обычно компании хранят те документы, которые создают сами:

  1. трудовой договор;
  2. приказы о приеме на работу и других событиях;
  3. обязательно трудовую книжку.
  4. анкету сотрудника;

Но даже при приеме на работу работник приносит также другие документы: диплом, СНИЛС, справку о присвоении ИНН, паспорт, военный билет. Можно ли сделать с этих документов копии и тоже хранить их в личном деле, чтобы они всегда были под рукой?

Законодательство и Роструд однозначно говорят: «нет». Поэтому, если кадровик не хочет получить штраф, например, за хранение копии свидетельства о браке работника, такие бумаги необходимо исключить из состава личного дела и отдать сотрудникам.

В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина. Ведь по нормам : При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться , настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

А значит, лишнее может определить и проверяющий инспектор Роскомнадзор, на свой взгляд.

Ведь в статье 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

Запрашивать требуемые в процессе сторонние документы (свидетельства о рождении детей, свидетельства о браке и т.д) можно, но вот хранить их копии — нет.

При этом суды такую позицию поддерживают (Постановление Кировского судебного района города Астрахани от 24.05.2012 по делу № 5–244/2012, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013 и др.).

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы. Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай.

Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст.

13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

  1. на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
  2. на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
  3. на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;

Надо ли хранить копии паспортов в личном деле?

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

  1. на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
  2. на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
  3. на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к.

копии содержат персональные данные работника. Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят».Поэтому для того, чтобы ответить на вопрос о законности хранения упомянутых документов, необходимо прежде всего определить, для достижения каких конкретных, заранее определенных и законных целей работодатель хранит копии личных документов работника.

Роскомнадзор думает по-другому

В противовес позиции Роструда Роскомнадзор полагает, что даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение, к примеру, копий паспорта, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета, не является законным.

И суды иногда поддерживают такую точку зрения (, ). Хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных, грозит штрафом ():

  1. на должностных лиц – от 5 000 до 10 000 рублей;
  2. на организации – от 30 000 до 50 000 рублей.

С учетом противоречивости позиций можно отметить, что во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуется хранить копии документов работника в его личном деле. Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Нужно ли убирать копии паспортов из архивных дел сотрудников

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру. Архивист18 2017-12-08 12:17 «У нас в личных делах хранятся все копии документов, справки,ТД, заявления, приказы.

Получается в личных делах нельзя хранить копии документов?» Справки имеют другой срок хранения в отличие от личного дела, поэтому их не целесообразно помещать в ЛД при передаче их в архив предприятия.

Приказы имеются в оригинале, поэтому их тоже не целесобразно хранить в ЛД. Если ТД не хранятся в отдельных делах, то естестенно экземпляр работодателя хранится в ЛД и передаётся вместе с ним в архим предприятия, так как он (ТД) имеет один и тот же срок хранения: до 2003 года — 75 л.

после 2003 — 50 лет.

Что делать с архивными личными делами уволенных сотрудников?


Вы не сможете обосновать необходимость хранения копий паспортов, военных билетов работников.Если работник не разрешает делать копии, то максимально подробно пропишите данные интересующих вас документов в карточке Т-2 работника. Об отказе работника дать согласие на хранение копий документов составьте акт. А при проверках ФНС, ФСС придется просить работников принести оригиналы для подтверждения обоснованности выплат.

Если согласия уволенных работников на хранении копий их документов отсутствуют, копии следует уничтожить.

Тем более, с 1 июля 2017 года в значительной степени увеличились административные штрафы за нарушения в этой области.

Любая информация, прямо или косвенно относящаяся к определенному физическому лицу (субъекту персональных данных) относится к его (). При этом операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом Как составить акт на уничтожение документов Как не ошибиться с датой акта Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов Акт оформлен — как избавиться от макулатуры Оформляем факт уничтожения документов Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме Итоги

От редакции

Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя. Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен. Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны.

И даже после увольнения. Теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать?

Если в организации такие документы действительно нужны, оговорите это в ЛНА, получите согласие на хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются.

Роструд запретил хранить копии паспортов в личных делах работников

Условие, при котором хранить копии документов безопасно Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен. В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации.

В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации.

Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных». С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, паспорта, СНИЛС, ИНН.

Если инспектор ГИТ обнаружит копии паспортов в личных делах, то сообщит об этом в Роскомнадзор

Трудовой кодекс хранение копий в личных делах не предусматривает. Если они понадобились вам для конкретной цели, каждый раз получайте их у сотрудника и оформляйте отдельное согласие на обработку данных. Такие случаи возникают нечасто и в них всегда заинтересован работник.

За хранение копий в личных делах на постоянной основе компанию могут привлечь к административной ответственности.

Нарушает ли работодатель законодательство о персональных данных, проверяет Роскомнадзор. Если случаи хранения копий выявит инспектор ГИТ, то передаст такую информацию в это ведомство. Копии получают в силу закона. По общему правилу, представители компании не должны снимать копии с документов, которые приносит сотрудник.
По общему правилу, представители компании не должны снимать копии с документов, которые приносит сотрудник.

Рекомендуем прочесть:  Закон москвы о нпарушении тишины

Например, при приеме на работу он лишь показывает паспорт, диплом, военный билет и проч. Кадровик проверяет эти документы и возвращает работнику (ст. 65 ТК РФ, постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14 марта 2014 г.

по делу № А53-12557/2013). Часто работодатели прописывают в трудовых договорах условие, что сотрудник дает согласие на обработку любых персональных данных на все время работы в компании. Однако это неправильно: нужно запрашивать у сотрудника отдельное согласие на те или иные действия с его персональными данными в конкретной ситуации.

Условие в трудовом договоре о том, что работник заранее на все согласился, будет ухудшать его положение по сравнению с законом (ч.

третья ст. 57 ТК РФ). Случаев, когда работодатель по закону обязан запросить у сотрудника копию документа, мало. Например, чтобы получить средства на выплату единовременного пособия, организация представляет в ФСС России копию справки о рождении ребенка (п. 3 приказа Минздравсоцразвития России от 4 декабря 2009 г.

№ 951н). Чтобы назначить ежемесячное пособие по уходу за ребенком, потребуются копии свидетельств о рождении предыдущих детей (ч. 6 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г.

№ 255-ФЗ). Сотрудник должен представить копии таких документов, если хочет, чтобы работодатель назначил пособие.

Поскольку обязанность предусматривает закон, получать отдельное согласие на обработку персональных данных не нужно (п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Копии получают, чтобы исполнить локальный акт.

Закон не запрещает включать в локальные акты условие, что работник передает в отдел кадров копии личных документов, чтобы ему предоставили корпоративные гарантии.

Например, выдали новогодние подарки для детей, оказали материальную помощь и т. д. Работодатель вправе без согласия сотрудника обрабатывать его персональные данные в случаях, предусмотренных коллективным договором и локальными актами (абз. 2 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г.).

Однако закон не поясняет, включает ли такая обработка право работодателя снять и хранить копии с документов. Поэтому безопаснее получить письменное согласие работника (образец ниже). Сотрудник вправе отказаться представлять копии, за это его нельзя привлечь к дисциплинарной ответственности.

Важная статья: «Утвердите политику обработки персональных данных, чтобы избежать штрафа Роскомнадзора» (№ 11, 2017) Скачать и распечатать образец

Должна ли быть копия паспорта в личном деле работника

Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только в установленных данной статьей случаях.Одним из таких случаев является получение от субъекта персональных данных согласия на их обработку (п.

1 ч. 1 указанной статьи). Также согласно п.

2 ч. 1 ст. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи.Полный перечень возможных наказаний выглядит так:

Какие страницы паспорта копируют в личное дело

Вопрос Здравствуйте , подскажите пожалуйста при приеме работника на работу требуются паспорт и т.д. ,правомерно ли снимать копию с паспорта и хранить эту копию в личном деле фирмы ? Существуют ли штрафные санкции за хранение таких копий ,в частности именно паспорта.

Ответ Работодатель может хранить копии российского и заграничного паспортов работника в личном деле, поскольку в законодательстве отсутствует запрет на хранение данных работника при наличии согласия на обработку персональных данных. Копия паспорта относится к персональным данным. В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ) персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Согласно ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. В соответствии со ст. 3 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных — действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение, обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных. Таким образом, хранение паспортных данных подпадает под обработку персональных данных, а следовательно, требует согласия субъекта персональных данных на обработку его данных.

  1. (23 kB)
  2. (217 kB)
  3. (13 kB)
  4. (2 MB)
  • Добрый день!

    Подскажите, пожалуйста, как Работодателю отразить в кадровых документах изменение паспортных данных работника после получения им гражданства РФ?

    Сотрудник был оформлен на срочный договор (на срок действия вида….

  • У организации «А» заключен договор ответственного хранения товара с организацией «В». Хранение товара осуществляется на собственном складе организации «В».

    В свою очередь, организация «А» заключает с организацией «С» договор….

  • Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда?

    (Штат 14 человек) ✒ В организации должны оформляться….

  • При заключении с физическим лицом ГПД нужно ли получать у него согласие на обработку персональных данных. какая судебная практика по данному вопросу.

    ✒ Согласно ч. 2 ст. 22 Закона….

3 540 Назад Вперед

Хранение документов – при получении согласия?

Роструд отмечает, что порядок ведения личного дела работника нормами действующего законодательства не установлен. Однако, если работодатель собирается хранить копии документов работника в его личном деле, то делать это можно лишь при получении согласия от работника на хранение и обработку персональных данных. К слову, персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу ().

Роструд напоминает, что обработка персональных данных работника может производиться исключительно в следующих целях ():

  1. содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе;
  2. контроль количества и качества выполняемой работы;
  3. обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
  4. обеспечение личной безопасности работников;
  5. обеспечение сохранности имущества.

Форму согласия на обработку персональных данных сотрудника мы приводили в нашей .

Нет цели — нет права хранить копии

Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст.

5 Закона «О персональных данных»:

  1. содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.
  2. обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
  3. обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных».

К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.

Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

  1. для целей добровольного медицинского страхования работников;
  2. для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством. Онлайн-обучение в Контур.Школе Управление персоналом и кадровое делопроизводство

Ответственность за нарушения

За приобщение к личному делу работников документов, которые работодатель не имеет права хранить, предусмотрен административный штраф по ч. 1 . Его размер может достигать 50 тысяч рублей.

Полный перечень возможных наказаний выглядит так:

  1. наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 тысячи до 3 тысяч рублей;
  2. наложение административного штрафа на должностных лиц — от 5 тысяч до 10 тысяч рублей;
  3. предупреждение;
  4. административный штраф на юридических лиц — от 30 тысяч до 50 тысяч рублей.

При этом проверяющих не заинтересует, а значит, и не спасет работодателя от наказания тот факт, что у работника было получено согласие на обработку персональных данных.

Судебная практика также это доказывает. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её. ЮРИСТУ: НОВОСТИ КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2020 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?

Выход Вы уверены, что хотите выйти?

Роструд по хранению копий документов в организации

Ведь законодатель не определил четко список документов, разрешенных к хранению в организации. Поэтому, чтобы минимизировать риск штрафных санкций, предусмотрительные кадровики предприятий и учреждений подшивают в личные дела сотрудников и хранят только те документы, которые их организации сами и издают.Это трудовые договоры, приказы о приеме на работу, перемещения по службе, поощрения, премирование, иные локальные трудовые акты, содержащие упоминание фамилии работника, анкета сотрудника, трудовая книжка.

Если же организация игнорирует или небрежно относится к требованиям закона о защите персональных данных своих сотрудников, то и юридическое лицо, и конкретное должностное лицо, допустившее правонарушение, может быть привлечено к административной ответственности — от предупреждения до денежного штрафа.Виновное физическое лицо может быть оштрафовано в размере от 1000 до 3000 рублей, на

Какие документы входят в личное дело сотрудника

Во избежание нарушения закона отдел кадров имеет право хранить только те бумаги, касающиеся конкретного работника, которые были созданы непосредственно в этой компании.

К ним относятся:

  1. и дополнительные соглашения к нему;
  2. соглашение о неразглашении сведений, относящихся к тайне;
  3. приказ об увольнении.
  4. (если должность ее предусматривает);
  5. или наложении ;
  6. и записки;
  7. приказы , о ;
  8. ;

Каждую дополнительную бумагу кадровик подшивает в папку, соблюдая хронологический порядок, и составляет опись. Документы в личном деле работника для проверки трудовой инспекцией без проблем должны дополняться согласием на обработку персональных данных.