По проживанию в гостинице нормы командировочных

По проживанию в гостинице нормы командировочных

Оглавление:

О нормах выплат


В Письме Минфина от 5 декабря 2011 года сказано, что в сумму расходов по найму жилья, компенсируемую работодателем, входит оплата недвижимости и коммунальные платежи (если речь идет об аренде квартиры). Если документального подтверждения затрат нет, то НДФЛ не начисляется на расходы в размере 700 рублей в сутки при поездке по России, 2500 рублей в сутки при заграничных командировках.

При наличии документов, подтверждающих проживание сотрудников в командировке, компенсация производится в рамках лимитов, установленных в конкретной компании.

Лимит возмещения зависит от многих факторов: территориальное расположение, средняя стоимость жилья или номера в регионе, должность командированного сотрудника. В среднем, суточная норма расходов составляет 1500-3400 рублей.

Однако не стоит забывать о налоге на прибыль. Возмещение аренды жилья или номера к доходам не относится, поэтому НК установил ограничение, по которому налог на доход не начисляется, если расходы на проживание не превышают суточной нормы 3500 рублей.

Если стоимость проживания в командировке превысила эту сумму, с нее будет удерживаться НДФЛ в размере 13%.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

В период нахождения в служебной поездке сотрудник действует по заданию и в интересах работодателя.

Соответственно, работодатель обязан предпринять все меры, чтобы командировочный сотрудник не понес убытков. Поэтому, трудовое законодательство включает несколько положений, которые регламентируют компенсации сотрудникам, находящимся в таких поездках (включая выплату суточных, даже на командировку на один день). В том числе, организация обязана осуществлять оплату за проживание в указанный период (даже если командировка продлится всего один день: детали такого варианта тут).

Это базовая гарантия сотруднику. Однако, оплата организацией средств за проживание в командировке происходит по ряду правил, которые следует знать.

Специфика расходов на проживание в командировках

Чтобы отчитаться по расходам на проживание, сотрудник предоставляет в бухгалтерию компании справку или ваучер из гостиницы и кассовый чек — именно такой набор документов является доказательством понесенных затрат.

Справка должна содержать обязательные реквизиты — номер, дату оформления, наименование организации и услуги, а также подпись и печать; чек — номер и сумму.Эти расходы компенсируются сотруднику отдельной выплатой после получения отчета о проживании в командировке, включаются в заработную плату или выплачиваются в качестве аванса перед служебной поездкой.При наличии документов, подтверждающих проживание сотрудников в командировке, компенсация расходов производится в рамках лимитов, установленных в конкретной организации. Лимит возмещения зависит от разных факторов — территориальное расположение, средняя стоимость жилья или номера в регионе пребывания, должность командированного сотрудника — однако, в среднем, суточная норма таких расходов колеблется от 1,5 до 3 тысяч рублей.Бюджетные организации с целью экономии средств в обязательном порядке устанавливают нормы затрат на проживание командированных сотрудников.

Чаще всего лимит определяется размером суточных — обычно их сумма не превышает 2000 рублей.Так как возмещение расходов на аренду жилья или номера командированному сотруднику к доходам не относится, НК установил ограничение, по которому налог на доход не начисляется, если расходы на проживание не превышают суточной нормы 3 500 рублей.

Если стоимость проживания в командировке превысила эту сумму, с нее будет удерживаться НДФЛ в размере 13%.В Письме Минфина от 5 декабря 2011 года сказано, что в сумму расходов по найму жилья, компенсируемую работодателем, входит оплата недвижимости и коммунальные платежи (если речь идет об аренде квартиры).

Если документального подтверждения затрат нет, то НДФЛ не начисляется на расходы в размере 700 рублей в сутки при поездке по России и 2 500 рублей в сутки при заграничных командировках.Если документы на проживание утеряны или сотрудник по иным причинам не предоставил их в бухгалтерию, решение о компенсации принимает руководитель организации. Если затраты всё же решили возмещать, бухгалтеру придется искать иные причины для выплаты средств работнику, так как без документов налоговые органы могут взыскать налог на прибыль. Во избежание подобных ситуаций некоторые организации выплачивают суточные на проживание в командировке только после подтверждения сотрудником факта расходов.

Документы, подтверждающие проживание работника в командировке

В силу об особенностях направления работников в служебные командировки, утв.

постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение), работник обязан по возращении из служебной командировки предоставить работодателю авансовый отчет и приложить отчетные документы для командировочных расходов, понесенных работником. К числу таких документов относятся и документы о найме жилого помещения.

Если работник в командировке живет в гостинице, работодателю предоставляется договор на оказание гостиничных услуг, заключенный работником с гостиницей по месту командирования, который должен содержать информацию, предусмотренную предоставления гостиничных услуг в РФ, утв. постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 N 1085.

Командированный работник может проживать не в гостинице, а в снятой им квартире. В этом случае отчетные документы за проживание в квартире должны быть предоставлены в виде договора найма жилого помещения, который должен отвечать условиям, предусмотренным Гражданского кодекса РФ.

Обратите внимание, что в результате последних изменений, внесенных в трудовое законодательство в 2015 г.

( и от 29.07.2015 N 771 ), отчетные документы за проживание приобрели важное значение для определения срока нахождения работника в командировке. В случае утраты проездных документов, которые служат основным документом при расчете срока нахождения работника в командировке, такой срок устанавливается по документам, подтверждающим найм жилого помещения в месте командировки ().

В случае утраты проездных документов, которые служат основным документом при расчете срока нахождения работника в командировке, такой срок устанавливается по документам, подтверждающим найм жилого помещения в месте командировки ().

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2020-2019 годах по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка: Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы. После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению: Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет в гостинице (без НДС); Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье; Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание; Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы; Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса; Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка: Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных. Какие проводки и в каких случаях нужно делать при выдаче аванса на командировки, читайте в статье

«Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка»

.

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу.

Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

Вычет НДС: условия

НДС, уплаченный в составе расходов на проживание в гостинице, организация может принять к вычету. Однако чиновники выдвигают условие: для вычета НДС необходимо, во-первых, наличие счета, оформленного на БСО, во-вторых, указание в счете суммы НДС (Письмо Минфина РФ от 25.02.2015 № 03-07-11/9440).

Такие выводы они делают на основании пункта 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г.

№ 1137. Там, действительно, сказано, что по гостиничным услугам в книге покупок регистрируются БСО с выделенной суммой налога. Если гостиница вместо БСО выдала счет-фактуру и кассовый чек, то вычет НДС также можно применить, о чем сказано в Письме Минфина РФ от 03.04.2013 № 03-07-11/10861.

Но если счет за проживание оформлен на бланке свободной формы, вычет НДС невозможен, даже при наличии кассового чека с выделенной суммой налога. Так считают в Минфине России (Письмо от 23.12.09 № 03-07-11/323). Таким образом, налоговики при проверке будут просматривать документы от гостиниц, в том числе и на предмет отдельного указания в них суммы НДС.

Наличие в документе формулировки «в том числе НДС» не дает, по мнению фискалов, право на вычет.

Хотя в суде компании могут доказать правомерность вычета в данной ситуации. Положительные примеры в арбитражной практике имеются (Постановление ФАС Уральского округа от 02.04.2008 № Ф09-2063/08-С2).

  1. , эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению ИА «Клерк.Ру»

«». Рубрики: Подписывайтесь на «Утреннего бухгалтера». Все для бухгалтера. Пора завести блог на Клерк.ру Блог компании на «Клерке» — это ваш новый инструмент, чтобы рассказать о себе.

Публикуйте любой контент про вашу компанию.

Оплата гостиницы и гостиничные документы

На протяжении 3 дней после возвращения из командировки работник обязан отчитаться перед работодателем. С этой целью он делает авансовый отчет.

К нему прикладываются все чеки и квитанции (оплата за проезд, оплата гостиницы). Их требуется собирать в командировке.

Весь комплект документов сдается в бухгалтерию.

Проживание в гостинице всегда сопровождается оформлением гостиничных документов, подтверждающих факт расходов. Какие документы выдает гостиница командировочным сотрудникам:

  1. счет-выписка.
  2. договор;

Бланк счет выписки разрабатывается в каждой гостинице индивидуально. Обязательные реквизиты документа:

  1. срок нахождения в номере;
  2. сумма оплаты за проживание;
  3. реквизиты гостиницы;
  4. паспортные данные жильца;
  5. печать и подпись.

Счет-оплата и квитанция об оплате выдается в обязательном порядке.

И именно она прикладывается к авансовому отчету.

Важно! Факт оплаты подтверждается кассовым чеком либо приходным кассовым ордером, оформленным по правилам бухгалтерского учета.

Налоговый кодекс не утверждает точного перечня документов, прилагаемых к авансовому отчету с целью подтверждения фактического проживания в гостинице. Если документ составлен согласно основным правилам бухгалтерского учета, налоговая инспекция обязана принимать их во внимание.

В бюджетном учреждении

Преследуя экономию материальных средств, государственные учреждения производят оплату проживания в командировке по наименьшим нормативам. Обычно, такая сумма не более двух тысяч рублей в сутки.Для этого командировочному необходимо:

  1. В недвижимости размещения нужно в обязательном порядке оформить документ, подтверждающий понесенные траты. Может быть представлена справка, подтверждаемая кассовым чеком по установленной форме. Его выдача удостоверяет факт передачи денежных средств. Документ должен быть составлен в соответствии с требованиями постановления Правительства №359 и содержать следующие реквизиты:
  • Подпись и печать организации.
  • Серию и номер.
  • Наименование платежной бумаги.
  • Название организации, предоставляющей услуги.

Квитанция должна быть распечатана при помощи автоматизированной системы и содержать соответствующие пометки.

  1. Оплаченные расходы за проживание, удостоверенные соответствующими бумагами и заявлением о компенсации понесенных затрат, сдаются в бухгалтерию компании.

Выплачиваются расходы по найму жилья в ближайшую зарплату либо выдаются сразу после приема командировочного отчета.

Оплата проживания может производиться до отъезда в командировку в 2020 году, в качестве авансового платежа.

Какие документы понадобятся

Помимо расходов на проезд командированного сотрудника организация несет расходы на оплату услуг гостиницы, в которой он проживает во время командировки.

Чтобы компания могла учесть расходы на проживание работника при расчете , работник должен получить от гостиницы документ, подтверждающий данные расходы. Какой это должен быть документ? Раньше гостиницы могли использовать бланк строгой отчетности «Счет» по форме № 3-Г. Он служил документом, подтверждающим как оплату услуг гостиницы, так и факт проживания в ней.
Он служил документом, подтверждающим как оплату услуг гостиницы, так и факт проживания в ней.

Однако в настоящее время данный бланк применять нельзя. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 06.05.08 № 359 (далее — постановление № 359) эта форма, как и другие старые БСО, прекратила действовать с 1 декабря 2008 года. Тем не менее, некоторые гостиницы продолжают выписывать счета по форме № 3-Г.

Может ли такой документ служить основанием для включения в расходы стоимости проживания? Ответ чиновников однозначный: нет, не может (письма Минфина России и ).

Ссылаясь на постановление № 359, специалисты Минфина отмечают: гостиницы могут использовать самостоятельно разработанный бланк строгой отчетности. В нем обязательно должны быть реквизиты, указанные в пункте 3 Положения*, утвержденного постановлением № 359.

При этом, добавляют чиновники, утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти, в том числе Минфином России, не требуется. Если же гостиница применяет контрольно-кассовую технику, то в качестве документа, подтверждающего оплату ее услуг, она выдаст кассовый чек.

Обратите внимание. Если командированный сотрудник оплачивает услуги гостиницы с помощью кредитной карты, то для учета расходов недостаточно будет иметь только справку о произведенной трансакции, выданную гостиницей ().

Основным документом, подтверждающим оплату услуг проживания, в этом случае также будут разработанный гостиницей БСО либо кассовый чек. Что касается вычета НДС, то сумму этого налога, указанную в счете гостиницы, компания сможет принять к вычету. Чиновники утверждают, что применить вычет можно только в том случае, если счет гостиницы оформлен на бланке строгой отчетности, а сумма НДС выделена отдельной строкой (письма Минфина России от 21.12.07 № 03-07-11/638 и ).

Некоторые организации во избежание претензий со стороны налоговиков предпочитают расплачиваться с гостиницами не через командированное лицо, а напрямую. То есть переводят деньги безналичным путем.

В этом случае гостиница, являющаяся плательщиком НДС, выпишет акт оказанных услуг, а также счет-фактуру.

На основании акта компания учтет расходы на проживание командированного сотрудника.

Законодательная база

Что такое командировочные расходы?

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации является обязанностью работодателя, если сотрудником были выполнены все его обязательства. Стоит отметить, что несколько лет назад для составления авансового отчета можно было использовать обыкновенные счета из гостиницы. Однако на основании 359 закона от 2008 года, все предприятия, занимающиеся гостиничным бизнесом, имеют все основания самостоятельно разрабатывать форму отчетности и предоставлять гостю.

Также закон включает в себя следующие аспекты:

  • Установленные лимиты компенсации;
  • Разработка регламента обязанностей командированного сотрудника;
  • Норма денежных затрат, которая установлена на предприятии.
  • Пакет документов, который необходим для составления полного отчета;
  • Порядок прохождения процедуры денежной компенсации за расходы в командировке;

Можно ли указывать в счете завтрак

Если затраты на завтрак указываются в счете отдельным пунктом, их не рекомендуется включать в отчетные документы за проживание в гостинице. Подпункт 12 п. 1 указывает, что к затратам на размещение относятся дополнительные услуги, за исключением обслуживания в барах и ресторанах, в номере, пользования рекреационно-оздоровительными объектами.

Письмо Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263 разъясняет, что в случае выделения стоимости питания отдельным пунктом у сотрудника возникает доход в натуральной форме.

По мнению Минфина, компенсация питания не относится к возмещению затрат на проживание, поэтому облагается НДФЛ и страховыми выплатами.

Если завтрак не указан отдельным пунктом в счете из гостиницы, включать его в расходы чревато налоговыми рисками. Данная ситуация имеет разноречивые судебные прецеденты, поэтому налоговые органы начисляют НДФЛ на указанную сумму.

Тогда страховые взносы не начисляются, на что указывают Письма Минздравсоцразвития РФ от 05.08.2010 № 2519-19, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

У родственников

Многие командировочные предпочитают останавливаться у родных и близких.

В этом случае, положительно решаются два вопроса:

  1. оптимальное решение бытовых проблем,
  2. близкое общение с родственниками, с которыми не очень часто встречаются.

? Ответ — в нашей статье. Как оформляется командировка за счет принимающей стороны? Узнайте .

Как отстоять свои права

Если в локальных актах нет конкретного места проживания и есть сумма, которую предприятие выделяет на командировочные расходы, вы можете отказаться селиться в одной квартире с другими сотрудниками.

Вы вправе снять номер в гостинице или другое жилье. Главное — уложиться в установленный работодателем денежный лимит на проживание.Если ваш работодатель откажется возместить вам эти расходы, вы можете обратиться в суд, ссылаясь Теоретически ваш работодатель может сейчас по-быстрому вписать в локальные акты пункт о выбранной им маленькой квартире для командировок.

В этом случае он должен ознакомить вас с новым порядком. А вы после ознакомления Она рассматривает заявления, письма и жалобы работников о нарушениях их трудовых прав.Проживание трех посторонних друг другу людей в однокомнатной квартире в течение нескольких недель плохо соотносится с правами на отдых и на условия труда, которые отвечают требованиям гигиены.

А вы после ознакомления Она рассматривает заявления, письма и жалобы работников о нарушениях их трудовых прав.Проживание трех посторонних друг другу людей в однокомнатной квартире в течение нескольких недель плохо соотносится с правами на отдых и на условия труда, которые отвечают требованиям гигиены. Это вы можете указать в своей жалобе.После рассмотрения жалобы трудовая инспекция должна выдать вашему работодателю предписание об устранении нарушений трудового законодательства. Если руководство компании откажется выполнять его, инспекция вправе потребовать его исполнения и защиты ваших прав в судебном порядке.

Вы и самостоятельно можете подать заявление в суд, но с помощью трудовой инспекции вам будет проще отстоять свои интересы: как минимум вам помогут с составлением заявления и подготовкой документов.Если вы ездите в командировки не только по России, но и за границу, почитайте нашу статью о том, , чтобы не платить налоги по высокой ставке.Если у вас есть вопрос о личных финансах, кредитной истории или семейном бюджете, пишите: На самые интересные вопросы ответим в журнале.1172314 августа 2020Тэги

Все про работу18 фев 7422K2513 фев 539K95 фев 5K29 янв 6530K821 янв 43K5712 дек 20196825K392 дек 20197768K8321 ноя 20198139K6321 ноя 20194111K914 ноя 20192456K7231 окт 201916471K2289 авг 2019214182K32

Море полезных статей о финансахВ вашей почте дважды в неделю.

Рассказываем только о том, что касается вас и ваших денегПодписатьсяВот это вы еще точно не читалиОльга Макеева, юрист26 фев 13810K2118 фев 7422K2529 янв 6530K816 янв 7223K915 ноя 20192313K2511 ноя 20194529K631 окт 20194119K316 мая 20196K213 мая 201928K22 мар 2019197K3Екатерина Мирошкина, экономист16 окт 202016735K35Шорты1 мар 342K13

Если сотрудник остановился в номере «люкс»


Расходы на проживание командированных сотрудников в номерах повышенной комфортности могут привлечь повышенное внимание налоговиков. В этом случае минимизировать налоговые риски позволит соответствующая запись в коллективном договоре или в положении о командировках. Например, там может быть сказано, что рядовые сотрудники компании обязаны пользоваться стандартными номерами гостиниц, а руководящий состав может проживать в номерах класса «люкс», «полулюкс».

Хотелось бы отметить, что в судебной практике есть случай, когда организации удалось отстоять расходы за проживание одного командированного лица в двух гостиничных номерах (постановление ФАС Московского округа от 05.03.09 № КА-А40/935-09).

Организация пояснила, что второй номер использовался командированным сотрудником (заместителем генерального директора) для ведения переговоров с представителями заказчика, субподрядчиков. Как известно, расходы на командировки, в частности, на наем жилого помещения, списываются на основании пункта 12 статьи 264 НК РФ. При этом Налоговый кодекс не содержит никаких ограничений в отношении помещений, в которых может проживать командированный сотрудник.

Суд согласился с таким подходом.

Оплата проживания без подтверждения

Возмещение трат на отель в командировке без представления удостоверяющих документов может производится только после получения согласия администрации компании.

В этом случае бухгалтерии нужно будет найти другие причины для начисления выплаты сотруднику, так как оплата затрат на жилье производится только после представления подтверждающей документации. При их отсутствии оснований для перечисления оплаты нет. Таким образом, отсутствие удостоверяющей документации может поставить в затруднительное положение специалистов из бухгалтерии.

Невозможность удостоверить факты понесенных трат, проверить их состоятельность и действительность нахождения, лишает оснований для осуществления возмещения.

Документы на проживание отсутствуют

А если сотрудник не привез из гостиницы ни чека, ни БСО, ни квитанции к ПКО? В случае утери работником документов можно запросить у гостиницы справку, подтверждающую факт проживания конкретного лица в этой гостинице.

Специалисты из УФНС РФ по г. Москве не видят препятствий для учета «гостиничных» расходов на основании такой справки (Письмо от 26.08.14 № 16-15/084374). Правда, столичные налоговики уточняют, что справка из гостиницы должна содержать детализацию предоставленных услуг и подтверждать оплату проживания работника. А компания, в свою очередь, должна иметь иные документы, устанавливающие период нахождения командированного сотрудника в месте, где расположена гостиница.

Тем не менее, есть риски, что такой справкой не удовлетворятся налоговики на местах.

Поэтому компании должны быть готовы к спорам с проверяющими.

Мы считаем, что в суде фирма сможет оспорить возникшие претензии со стороны ИФНС, ведь документы, косвенно подтверждающие расходы, также должны приниматься во внимание (п.

1 ст. 252 НК РФ). Документы на гостиничные услуги могут отсутствовать и по другой причине.

Компании, где служебные командировки, особенно в одну и ту же местность, достаточно часты, могут снимать под эти цели квартиры.

В этом случае фирма сама оплачивает аренду квартиры, и работнику не возмещаются расходы на проживание. Встает вопрос: а может ли организация учитывать при налогообложении прибыли затраты на аренду квартир?

Да, может. Но, как поясняют чиновники, только за период фактического проживания в ней работников (Письма Минфина России от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178, от 25.01.2006 № 03-03-04/1/58). С этим согласились и специалисты УФНС России по г.

Москве в Письме от 16.04.2010 № То есть если договор найма квартиры заключен на полгода, а совокупный срок командировок всех сотрудников, которые по очереди проживают в ней, составляет 5,5 месяца, то арендную плату за оставшиеся полмесяца инспекторы посчитают необоснованным в налоговом плане расходом компании.

Выводы

По представленной теме выделим несколько основных выводов:

  1. В авансовый отчет о командировке требуется вложить квитанцию, подтверждающую оплату жилья, оформленную в соответствии с правилами бухгалтерского учета.
  2. Оплата за проживание сотрудника в командировке производится до отъезда. По приезду работник вносит в кассу неиспользованные средства или получает от работодателя перерасход на основании авансового отчета.
  3. Работодатель обязан возмещать оплату проживания сотрудника в командировке.
  4. Если работник не сможет предоставить чеки на оплату гостиницы или съемной квартиры, работодатель сможет ему компенсировать затраты, но тогда с этих сумм придется платить налоги.
  5. Командированный сотрудник несет обязательство в течение 3 дней по возвращении из поездки отчитаться работодателю за понесенные расходы.
  6. Дополнительно за проживание работодатель оплачивает работнику суточные. Они не подлежат отчету, оплачиваются за каждый день, проведенный в командировке. Сумма до 700 руб. при командировке по РФ и 2500 руб. за границей – не подлежит налогообложению.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/vazhnoe-kom/rashody-na-prozhivanie.html

Основные правила

Возмещение проживания в командировке производится по установленным правилам. Первое и основное: расходы на временное жилье в служебной поездке должны возмещаться за счет бюджета работодателя. Лимиты и порядок выдачи компенсации определяются внутренними правилами, закрепленными в локальных актах организации.

В общем виде порядок компенсации проживания командированного сотрудника можно представить так:

  • Оформление и подписание приказа о направлении в командировку. Этот документ подписывает работодатель, после чего с ним знакомится сотрудник. Приказ – документ, подтверждающий действие работника в интересах компании, а не для реализации личных целей.
  • Оплата проживания в командировке предполагает наличие у работника документации, подтверждающей факт проживания в отеле или гостинице. Это могут быть справки, квитанции, счета с указанием даты заезда и выезда, стоимостью проживания.
  • Руководитель компании может устанавливать лимиты средств для возмещения проживания. В бюджетных фирмах такие пределы устанавливаются с целью экономии государственных средств.
  • Отказать командированному работнику в оплате проживания во время служебной поездки при наличии приказа и подтверждающих документов нельзя. Вне зависимости от типа организации компенсация производится согласно локальным актам.

Согласно предоставленным счетам или квитанциям на оплату номера, расходы принимаются к возмещению в полной сумме. В НК РФ не установлены ограничения по лимиту расходов на поездку.

Однако при очередной проверке у налоговых органов может возникнуть интерес относительно компенсации проживания в отелях с повышенным комфортом. Чтобы избежать споров и штрафов, следует подробно прописать в локальных актах (например, в Положении о командировке) условия проживания сотрудников разных отделов и должностей.

Оплата проживания в командировке: оформите правильные документы

Источник: журнал «Главбух» Порядок возмещения расходов на наем жилья во время командировки должен быть определен внутренними документами организации (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 13, 14, 21 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Это значит, что сумму возмещения и требование к документальному подтверждению сотрудником расходов на наем жилья во время командировки организация устанавливает самостоятельно.

Например, коллективным договором или иным локальным актом организации (приказом, Положением о командировках). Отметим, что с 8 января 2015 года компании, направляя сотрудника в служебную поездку, больше не должны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Теперь срок пребывания работника в командировке определяется, в основном, по проездным билетам.

Теперь срок пребывания работника в командировке определяется, в основном, по проездным билетам.

Ситуация: нужно ли оплатить расходы на проживание сотрудника, направленного в командировку, за день прибытия в гостиницу. Сотрудник вышел на работу в принимающую организацию на следующий день Да, нужно.

Возмещение расходов по найму жилого помещения является одним из обязательных условий, на которых сотрудник направляется в командировку. Порядок и размер возмещения таких расходов организация устанавливает самостоятельно (например, коллективным договором или иным локальным актом организации).

Это следует из положений статьи 168 Трудового кодекса РФ и пунктов 11, 14 и 21 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г.

№ 749. Срок командировки устанавливается руководителем организации.

Днем отъезда считается день отправления транспортного средства, на котором сотрудник выезжает в командировку из населенного пункта, где находится место его постоянной работы.

Обратите внимание Если транспортное средство отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки.

Если транспортное средство отправляется после 0 часов – следующие сутки. Эта дата фиксируется в командировочном удостоверении.

  1. Днем приезда считается день прибытия транспортного средства, на котором сотрудник возвращается из командировки в населенный пункт, где находится место его постоянной работы.
  2. Если транспортное средство прибывает до 24 часов включительно, днем приезда считаются текущие сутки.
  3. Если транспортное средство прибывает после 0 часов – следующие сутки.

На практике может возникнуть ситуация, когда сотрудник направляется в командировку для работы в другой организации (или подразделении организации). При этом он прибывает в место, в которое командируется, в один день, а на работу в организацию выходит на следующий день.

Например, это возможно, когда поезд или самолет прибывает поздно вечером, поэтому выйти на работу в день прибытия сотрудник не может. Однако несовпадение дня прибытия с днем выхода на работу не является основанием для отказа в возмещении сотруднику расходов на оплату найма жилья. Поскольку независимо от данных обстоятельств сотрудник находится в командировке по распоряжению руководителя.

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы.

Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п.

2 ст. 346.17 НК РФ). Еще один нюанс.

По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письма Минфина от 26.02.2018 № 03-11-11/11722, от 05.07.2013 № 03-11-11/166).

Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 № Ф03-3248/2011).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале «Принимаемые расходы при УСН в 2020 — 2019 годах».

Как оплачиваются командировочные расходы на жилье по России?

Работодатель обязан в полном объеме оплатить расходы на проживание работника в командировке. Также сотруднику выплачиваются суточные.

Работодатель вправе на свое усмотрение установить нормы и .

Они утверждаются приказом. Если суточные в день превышают 700 рублей, то с суммы превышения работодателю и работнику придется платить налоги.

Когда командировка заграничная, лимит равен 2500 руб.

в сутки. Что касается возмещения затрат на жилье, оно оплачивается на основании предоставленного договора, чеков и квитанций по оплате. Если сумма по авансовому отчету больше, чем выдано сотруднику, работодатель выплачивает сотруднику разницу.

Если наоборот, сумма по отчету меньше, то работник вносит разницу в кассу предприятия.

Оплата проживания должна совершаться до момента отъезда на счет сотрудника или наличными средствами через кассу. По возвращению из командировки работник делает авансовый отчет, к которому прикладывает квитанции о затратах на жилье.

Чтобы не было проблем, работодателю рекомендуется прописать в положении о командировке какими условиями работник может пользоваться в гостинице. Обычно здесь прописывается пункт, в котором, говорится, что стоимость аренды жилья не может превышать определенную сумму в сутки. Пример: Предположим, сотрудника направили в командировку на 3 дня.

Ему дали на проживание в гостинице 9000 рублей. В положении о командировках указано, что сумма превышения командировочных расходов может составлять до 1000 руб. в сутки. Согласно авансового отчета, он потратил на проживание в гостинице 12000 рублей.

Соответственно, разницу в сумме 3000 рублей работодатель ему возместит. Какие еще расходы оплачивает работодатель в командировке, .

Правила о расходах и жилье в командировках

Работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой, в том числе расходы по найму жилого помещения. Порядок и размеры такого возмещения прописываются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.Эти документы утверждает сам работодатель, но в строгом соответствии с трудовым законодательством. Норм, ухудшающих положение работников в сравнении с законом, в них быть не должно.Когда вас принимали на работу, вам должны были дать коллективный договор и другие акты, чтобы вы прочитали, какие правила и нормы действуют в компании.

Причем ознакомиться с документами вы должны были под роспись.Если ваш работодатель хочет, чтобы командированные сотрудники жили в каком-то конкретном месте, это должно быть зафиксировано в локальных актах. Некоторые организации вписывают пункт о жилье в командировках в свои внутренние документы, потому что им так удобнее работать.

Например, с гостиницей или владельцем квартиры заключен договор, по которому оплата идет безналом, не нужно выдавать деньги на расходы авансом, а потом оформлять отчеты сотрудника.Еще раз внимательно прочитайте локальные акты. Проверьте, что в них написано по поводу проживания в командировках. Если до этого вы жили в гостиницах и разных квартирах, а теперь вас планируют поселить в новом жилье, вряд ли в них будет указано конкретное место проживания.

Нормативная база

Еще совсем недавно гостиничные счета относились к документам строгой отчетности.

Оформленные бланки по форме № 3-Г однозначно подтверждали оказание услуг по предоставлению жилых помещений в установленный период. В настоящее время согласно Постановлению Правительства России № 359 от 06.05.2008 г.

предприятия гостиничного сервиса вправе индивидуально разрабатывать формы документов, фактически подтверждающие проживание гостей.

В предприятия включают следующие вопросы:

  1. границы размеров компенсирования затрат;
  2. регламент, определяющий функции сотрудника и администрации фирмы;
  3. перечень документов, прилагаемых к авансовому отчету по командировке;
  4. нормы командировочных затрат, которые разрешены на предприятии.
  5. последовательность процедуры, возмещающей расходы по командировке;

Нормы оплаты

Учитывая, что законодательно не устанавливаются пределы возмещения понесенных затрат, каждый работодатель определяет их границы по своему желанию. Размер компенсации может варьироваться из-за вида служебной поездки – на территории субъектов, в границах России и за её пределами – и может составлять от 1500 до 3500 руб.При этом необходимо обращать внимание на оплату сбора на прибыль.Компенсация стоимости аренды отеля в рабочей поездке не относится к доходу. Но такое правило, используется для получения более крупного возмещения.

Поэтому НК РФ определяет ограничения, в связи с которым НДФЛ не начисляется, когда расход за проживание в гостинице не выше 3500 руб/сутки. В такой ситуации служащему полностью оплачиваются понесенные траты.Если проживание в командировке превысило максимально установленную норму, ему могут быть компенсированы затраты, но с суммы превышения такой стоимости будет удержан налог на полученные доходы в размере 13%.

Правила проживания в командировке

Служебная поездка сотрудника всегда начинается с оформления и подписания приказа о направлении в командировку – документа, подтверждающего действие работника в интересах компании, а не для реализации личных целей.

Этот документ подписывает и работодатель и сотрудник.По возвращении из поездки компания осуществляет сотруднику возмещение проживания в командировке, а также других понесенных в ходе нее расходов. Лимиты и порядок выдачи компенсации определяются внутренними правилами, закрепленными в локальных актах организации.Важно помнить, что:

  • Расходы на временное жилье в служебной поездке должны возмещаться за счет бюджета работодателя.
  • Оплата проживания в командировке предполагает наличие у работника документации, подтверждающей факт проживания в отеле или гостинице — это могут быть справки, квитанции, счета с указанием даты заезда, выезда и стоимостью проживания.
  • Руководитель компании может устанавливать лимиты средств для возмещения проживания — в бюджетных фирмах такие пределы устанавливаются с целью экономии государственных средств.
  • Отказать командированному работнику в оплате проживания во время служебной поездки при наличии приказа и подтверждающих документов нельзя — вне зависимости от типа организации компенсация производится согласно локальным актам.

Обратите внимание, что расходы на проживание сотрудника в командировке принимаются к возмещению в полной сумме согласно предоставленным счетам или квитанциям на оплату номера. В НК РФ не установлены ограничения по лимиту расходов на поездку, однако при очередной проверке у налоговых органов может возникнуть интерес относительно компенсации проживания в отелях с повышенным комфортом.

Чтобы избежать споров и штрафов, следует подробно прописать в локальных актах организации, например, в Положении о командировке, условия проживания сотрудников разных отделов и должностей.В компаниях с большим объемом командировок риск пропуска поездок с превышенными лимитами по проживанию или транспорту в следствие человеческого фактора возрастает.

Предотвратить это поможет автоматизация командировок, например, с помощью онлайн приложения Hamilton Командировки.

Все лимиты и политики компании легко закладываются в логику приложения, поэтому при оформлении командировки онлайн и командированный сотрудник и его руководитель сразу видят значок нарушения.ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮ

Если счета нет

При отсутствии подтверждающих документов оплата проживания в гостинице в командировке производится на основании запроса на предприятие гостиничного типа для подтверждения факта проживания сотрудника в указанный период времени и получения справки.

В Москве запрос допускается для подтверждения расходов сотрудника, что подтверждается Письмом УФНС по Москве и Московской области от 26.08.2014 № 16-15/084374. Справка в обязательном порядке должна иметь детализацию оказанных услуг и подтверждение оплаты. Компания должна иметь другую документацию, подтверждающую командировку сотрудника, в частности, приказ о командировке, проездные документы и т.

д. На основании справки, полученной по запросу, оплата гостиницы в командировке не всегда принимается налоговыми органами. П. 1 допускает учет косвенного подтверждения расходов, поэтому компания имеет возможность опротестовать решение налоговых органов.

Постановление Правительства РФ 1085 от 09.10.2015 утвердило новые Правила оказания гостиничных услуг. Это Постановление указывает на обязанность по выдаче бланка строгой отчетности или чека. Также документы о проживании в гостинице отсутствуют, если компания снимает жилое помещение для размещения сотрудников на время командировки.