Положение о работе с персональными данными работников

Положение о работе с персональными данными работников

Положение о персональных данных: структура


Чтобы не допустить разглашения персональных данных, создайте надежную систему их защиты. Порядок получения, обработки, передачи и хранения таких сведений установите в локальном акте организации, например в положении о работе с персональными данными сотрудников.

Положение утверждает директор. Ознакомьте сотрудников с документом под подпись (ст.

8, п. 8 ч. 1 ст. 86, 87 ТК, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

С целью обеспечения выполнения требований к порядку обработки персональных данных работников и защите этих сведений работодатель может разработать и утвердить Положение о работе с персональными данными работников.

Оно также может именоваться, например, Положением об обработке персональных данных работников, Положением о защите персональных данных или даже Положением о персональных данных работников.

Положение о персональных данных относится к тем локальным актам, которые обязательно должны быть в организации. Работодатель должен локальным нормативным актом (Положением о персональных данных) определить порядок хранения, обработки и использования персональных данных.

Отсутствие Положения может быть квалифицировано государственной инспекцией труда как нарушение трудового законодательства. Такой вывод также подтверждается судебной практикой (см.

Постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06 по делу № А40-20745/06-148-194). Структуру и содержание Положения о защите персональных данных работников (образец приведем ниже) работодатель определяет для себя самостоятельно.

При разработке Положения о персональных данных работодатель должен учитывать, в частности, следующие принципы:

  1. все персональные данные работников нужно получать у него самого. Если какие-либо персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, работник заранее должен быть уведомлен об этом, а от него должно быть получено письменное согласие;
  2. обработка персональных данных работников производится только в целях соблюдения законодательства РФ, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
  3. работодатель должен под роспись ознакомить работников с порядком обработки их персональных данных, а также с их правами и обязанностями в этой области.
  4. работодатель должен за свой счет обеспечивать защиту персональных данных работников от неправомерного их использования или утраты;

Что такое персональные данные

Это любая информация, необходимая работодателю при установлении трудовых отношений, которая касается сотрудника. Например, фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, место проживания и т.

д. Примерами документов, включающих личные данные, могут служить:

  1. дипломы, сертификаты об образовании;
  2. трудовой договор.
  3. трудовая книжка со стажем с предшествующих мест работы;
  4. карточка сотрудника, содержащая Ф.И.О. лица, сведения о составе семьи, образовании;

Запрещено получать и обрабатывать данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности. К примеру, сведения о вероисповедании, национальной, политической принадлежности.

Данная информация получается исключительно от самих сотрудников. Эти условия должны быть включены в положение об обработке и защите персональных данных.

Работодатели обязаны уведомить работника и получить от него письменное согласие на обработку, хранение, использование и распространение его данных.

Шаг 3. Назначаем лицо, ответственное за обработку персональных данных

Согласно п.

1 ст. 22.1 Федерального закона № 152-ФЗ работодателю необходимо назначить лицо, ответственное за обработку персональных данных. Он будет следить за сохранностью персональных данных как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Можно назначить двух ответственных: одного – за работу с персональными данными на бумажных носителях (например, специалиста отдела кадров), другого – за работу с персональными данными в электронном виде (например, системного администратора).
Можно назначить двух ответственных: одного – за работу с персональными данными на бумажных носителях (например, специалиста отдела кадров), другого – за работу с персональными данными в электронном виде (например, системного администратора). Назначение ответственного лица оформляется приказом (Пример 1).

Данная обязанность отражается в должностной инструкции работника.

Шаг 4. Закрепляем права доступа к персональным данным в приказе Согласно ст. 88 ТК РФ работодатель обязан разрешить доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным на это лицам. Необходимо определить, кто работает с персональными данными работников.

Именно этим специалистам и необходимо дать доступ к «секретным материалам», оформив приказ (Пример 2).

В приказе согласно закону необходимо отразить, кто (должности, Ф.И.О.), к каким персональным данным и с какой целью (какие функции выполняет с использованием персональных данных работников) имеет доступ; отразить данные о сотрудниках, имеющих доступ к персональным данным как на бумажных носителях, так и в электронном виде.
В приказе согласно закону необходимо отразить, кто (должности, Ф.И.О.), к каким персональным данным и с какой целью (какие функции выполняет с использованием персональных данных работников) имеет доступ; отразить данные о сотрудниках, имеющих доступ к персональным данным как на бумажных носителях, так и в электронном виде. См. также Куролес И.И. Конфиденциальность информации.

Что нужно знать секретарю // Секретарь-референт 2020. № 1. С. 78. В ред. от 29.07.2017, далее – Федеральный закон № 152-ФЗ.

Пункт 1 части первой ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ.

Несколько слов о данных

Чтобы исполнить требования закона нужно организовать правильную процедуру получения, хранения и передачи персональных данных работников. Узнать персональную информацию можно только от самого сотрудника.

Если персональные сведения по какой-либо причине нужно запросить у третьих лиц, то нужно получить согласие сотрудника в письменном виде. Получая согласие, нужно известить сотрудника (п. 3 ч. 1 ст. 86 ТК РФ):

  1. о целях получения информации;
  2. характере сведений;
  3. последствиях отказа от дачи согласия на их получение.
  4. источниках данных;
  5. способах получения;

Все это нужно прописать в Положении о работе с персональными данными работников (образец 2019 для ИП тот же, что и у предприятий).

Получив в свое распоряжение персональные сведения работников, их нельзя распространять и раскрывать третьим лицам без согласия самого сотрудника (ст.

7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).Правила хранения, обработки и использования сведений работодатель устанавливает самостоятельно. Принятый в компании порядок закрепляется в Положении о работе с персональными данными сотрудников 2019. С этим документом нужно знакомить сотрудников под подпись при приеме на работу (ч.

3 ст. 68 ТК РФ).Компании, проигнорировавшие требование закона о составлении и утверждении этого документа могут быть оштрафованы (ст. 5.27 КоАП РФ, постановление ФАС Московского округа от 26.10.2006 № КА-А40/10220-06).

Положение о защите персональных данных 2017: образец

Учитывая, что работники имеют право на полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных, работодатель обязан ознакомить их с соответствующими документами (). Для этих целей может быть разработано Положение о защите персональных данных, с которым работодатель обязан знакомить всех вновь принимаемых работников.

Приведем Положения об обработке и защите персональных данных, размещенного в справочно-правовой системе КонсультантПлюс. Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Административная ответственность

Меры административной ответственности (в основном предусмотрены штрафы, дисквалификация в данном случае не применяется) для предприятия и его должностных лиц за нарушение порядка получения, обработки, хранения и защиты персональных данных сотрудников приведены в табл. 3. Таблица 3. Ответственность за нарушение порядка получения, обработки, хранения и защиты персональных данных сотрудников Нарушение Ответственность Норма законодательства Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) Для должностных лиц: от 500 до 1000 руб.; для юридических лиц: от 5000 до 10 000 руб.

Статья 13.11 КоАП РФ Разглашение информации, доступ к которой ограничен (персональных данных), лицом, получившим к ней доступ в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей Для должностных лиц: от 4000 до 5000 руб.
Статья 13.14 КоАП РФ

Вы здесь

» Положение о работе с персональными данными работника Добавлен на сайт: 10.12.2014Тип: Утверждаю [организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия, учреждения] [должность, подпись, Ф.

И. О. руководителя] [число, месяц, год] М. П. 1.1. Настоящее Положение регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, включающие в себя производимые Работодателем действия по получению, хранению, комбинированию, передаче персональных данных Работника или иному их использованию, с целью защиты персональных данных Работника от несанкционированного доступа, а также неправомерного их использования и утраты.

П. 1.1. Настоящее Положение регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, включающие в себя производимые Работодателем действия по получению, хранению, комбинированию, передаче персональных данных Работника или иному их использованию, с целью защиты персональных данных Работника от несанкционированного доступа, а также неправомерного их использования и утраты.

1.2. Положение разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным законом

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

N 149-ФЗ от 27.07.2006 года, Федеральным законом «О персональных данных» N 152-ФЗ от 27.07.2006 года и другими определяющими случаи и особенности обработки персональных данных нормативно-правовыми актами. 2.1. Персональные данные работника — любая информация, необходимая Работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного Работника; 2.2. При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: — паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; — трудовую книжку; — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; — документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; — документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний; — справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям — при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию.

В отдельных случаях с учетом специфики работы может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов. 2.3. Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы, помимо предусмотренных Трудовым кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации. 2.4. К персональным данным работника относятся: — анкетные и биографические данные; — паспортные данные; — сведения о воинском учете; — специальность и занимаемая должность; — сведения о заработной плате; — сведения о социальных льготах; — адрес места жительства, контактный телефон; — содержание трудового договора; — приказы по личному составу; — личное дело и трудовая книжка; — [вписать нужное].

2.5. Указанные сведения и документы являются конфиденциальными.

Работодатель как оператор персональных данных не в праве распространять персональные данные без согласия работника, если иное не предусмотрено федеральным законом. 3.1. Под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных; 3.2.

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования: — обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества; — при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом и иными федеральными законами; — все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.

Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение; — работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия; — работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами; — при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения. 3.3. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном Трудовым Кодексом, иными федеральными законами и настоящим Положением.

3.4. Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

3.5. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.

3.6. Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников. 3.7. Для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных законодательством о персональных данных, Работодатель назначает ответственного за организацию обработки персональных данных. 3.8. Работодатель при обработке персональных данных обязан принимать необходимые правовые, организационные и технические меры или обеспечивать их принятие для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.

3.9. Работодатель осуществляет внутренний контроль и (или) аудит соответствия обработки персональных данных федеральному законодательству, требованиям к защите персональных данных, политике Работодателя в отношении обработки персональных данных, настоящему Положению. 3.10. Работодатель обязан ознакомить работников, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику Работодателя в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных, и (или) обучить указанных работников. 3.11. Работодатель обязан обеспечить безопасность персональных данных следующими способами: — определением угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных; — применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных; — применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации; — оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных; — учетом машинных носителей персональных данных; — обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер; — восстановлением персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним; — установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных; — контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.

4.1. При передаче персональных данных работника Работодатель должен соблюдать следующие требования: — не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо, в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных Трудовым кодексом или иными федеральными законами; — не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия; — предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности); — осуществлять передачу персональных данных работника в пределах организации в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись; — разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций; — не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции; — передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

5.1. В целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у Работодателя, работники имеют право на: Полную информацию об их персональных данных и обработке этих данных, в том числе содержащей: — подтверждение факта обработки персональных данных Работодателем; — правовые основания и цели обработки персональных данных; — цели и применяемые Работодателем способы обработки персональных данных; — сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения; — информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных; — свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом; — определение своих представителей для защиты своих персональных данных; — доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору; — требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований Трудового кодекса или иного федерального закона.

При отказе Работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме Работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения; — требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях; — обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия Работодателя при обработке и защите его персональных данных.

6.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном Трудовым кодексом и иными федеральными законами, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами.

6.2. Моральный вред, причиненный работнику вследствие нарушения его прав, нарушения правил обработки персональных данных, установленных федеральным законодательством, а также требований к защите персональных данных подлежит возмещению в соответствии с законодательством Российской Федерации. Возмещение морального вреда осуществляется независимо от возмещения имущественного вреда и понесенных работником убытков.

7.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения.

7.2. Работодатель обеспечивает неограниченный доступ к настоящему документу. 7.3. Настоящее Положение доводится до сведения всех работников персонально под роспись. С Положением ознакомлены: N п/п Ф.

И. О. работника Дата Подпись 1 2 3 4

Что такое положение о персональных данных работников?

Работа с персональными данными работников регулируется внутренним документом организации – соответствующим Положением. Обязательность его наличия обусловлено требованием ст.

87 ТК .Все действия, связанные с получением, обработкой, изменением и т.д. данных индивидуального характера, подчиняются нормативам Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее Закон).Пункт 2 часть 1 статья 18.1 Закона дает понятие персональным данным (далее ПД), к которым относят любую информацию, касающуюся субъекта прямо или косвенно, позволяющего идентифицировать его. Если говорит о работнике, как субъекте ПД, то работодатель использует следующие параметры:

  1. СНИЛС;
  2. адрес по прописке и фактического проживания;
  3. информация о рождении: место и дата;
  4. информация о стаже работы.
  5. ИНН;
  6. фамилия, имя и отчество;
  7. сведения об образовании;
  8. данные паспорта;

Все данные заносятся в личное дело сотрудника и пополняются в течение трудовой деятельности иной информацией персонального характера.

Для организации работы, работодатель должен разработать Положение, в котором закрепить порядок и правила получения, хранения, использования полученных ПД работников.

5. Доступ к персональным данным работников

5.1. Право доступа к персональным данным работников имеют:

  1. работники бухгалтерии;
  2. работники секретариата (информация о фактическом месте проживания и номере телефона работника);
  3. начальник отдела экономической безопасности (информация о фактическом месте проживания и номере телефона работника);
  4. руководитель Компании;
  5. начальник отдела внутреннего контроля (доступ к персональным данным работников в ходе плановых проверок);
  6. работники отдела кадров;
  7. руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к персональным данным только работников своего подразделения).

5.2.

Работник Компании имеет право: 5.2.1. Получать доступ к своим персональным данным и возможность ознакомления с ними, включая право на безвозмездное получение копии любой записи, содержащей его персональные данные.

5.2.2. Требовать от работодателя уточнения, исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющихся необходимыми для работодателя персональных данных. 5.2.3. Получать от работодателя;

  1. сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;
  2. сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;
  3. сведения о том, какие юридические последствия может повлечь за собой обработка его персональных данных.
  4. перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;

5.2.4.

Требовать извещения работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях. 5.2.5. Обжаловать неправомерные действия или бездействие работодателя при обработке и защите персональных данных.

5.3. Копировать и делать выписки персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения начальника отдела кадров.

5.4. Передача информации третьей стороне возможна только при письменном согласии работников.

Для чего нужно положение о работе с персональными данными

Принимая человека на работу, предприятие берет на себя функции оператора по обработке данных. Иными словами, работодатель осуществляет сбор, хранение, систематизацию, накопление и обновление информации, касающейся работников.

Работа с личными данными ведется как с использованием средств автоматизации, так и без их применения.

Обработка конфиденциальных сведений осуществляется не только в период сотрудничества, но и после его завершения, на стадии архивирования.

Ст. 22.1 обязывает организации хранить личные дела работников в течение 75 лет.

На всех этапах обработки личных сведений работодатель обязан предотвращать передачу их третьим лицам при отсутствии на то законных оснований.