Порядок хранения приказов на отпуск

Порядок хранения приказов на отпуск

Оглавление:

50 (75) лет хранятся приказы по личному составу:

  1. о поощрениях и награждениях;
  2. об изменении фамилии;
  3. об оплате труда;
  4. об увольнении;
  5. о дежурствах по профилю основной деятельности;
  6. о перемещении;
  7. о командировках для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда.
  8. о повышении квалификации;
  9. о совмещении;
  10. об отпусках без сохранения заработной платы;
  11. о приеме работника на работу;
  12. о различных выплатах;
  13. о всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;
  14. о переводе;
  15. о премировании;
  16. об аттестации;
  17. о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;
  18. об отпусках по уходу за ребенком;
  19. о присвоении званий (чинов);

Как составить правильный приказ на декретный отпуск

При оформлении приказа на отпуск по беременности и родам нужно не только иметь соответствующее заявление от работника, но и оформленный по всем правилам больничный лист. Чтобы заполнить приказ, достаточно внести в графу Б сведения о длительности отпуска.

Все необходимые данные можно взять из предоставленного работницей больничного.Образец приказа на отпуск по беременности и родам (заполняется графа Б.)

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Срок хранения приказов на отпуск

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Запись «(2)» говорит о том, что необходимо ознакомиться с примечанием, которое уточняет сроки хранения отдельных приказов по личному составу, в состав которых входят приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках.

Срок хранения этих приказов составляет 5 лет.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Сведения о работе в данной организации нумеруются и датируются. Датами записей являются даты приема на работу, перевода на другую работу, увольнения, указанные в приказах (распоряжениях) по личному составу .

Номера и даты приказов вносятся в 4-ую графу трудовой книжки. Порядок нумерации приказов по личному составу нормативными правилами не регламентирован. Кадровые приказы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности и, как правило, в пределах каждого календарного года. В приказах по личному составу для их дифференциации в системе делопроизводства рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения «лс», «л/с», «N К», «N К», «N К/2», «N -П» или другие, в зависимости от установленного в организации порядка.
В приказах по личному составу для их дифференциации в системе делопроизводства рекомендуется использовать дополнительные буквенные обозначения «лс», «л/с», «N К», «N К», «N К/2», «N -П» или другие, в зависимости от установленного в организации порядка. Единые правила нумерации приказов должны применяться во всех структурных подразделениях организации в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя.

В организациях с большим числом приказов по личному составу по различным вопросам управления персоналом возможно применение дополнительных буквенных обозначений для приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, командировании работника, предоставлении отпуска и т.п. Приказы по личному составу, отражаемые в трудовой книжке (прием, перевод, увольнение), имеют нормативный срок хранения 75 лет и должны быть разграничены с приказами об отпуске, командировке, дежурстве со сроком хранения 5 лет.

Срок хранения заявлений на отпуск отдельных категорий работников и по видам отпусков

Срок хранения заявлений на отпуск работников отдельных категорий составляет 75 лет.

К таким категориям относятся работники, занятые в тяжелых, вредных, опасных условиях труда.

ВАЖНО! Заявления от указанной категории сотрудников хранятся 75 лет вне зависимости от того, какой вид отпуска запрашивается и когда документ был закончен производством.

Также хранятся 75 лет заявления от всех работников:

  1. отпуск без сохранения зарплаты.
  2. на декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком;

Заявление на учебный отпуск подлежит хранению в течение 5 лет. Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом их окончания в делопроизводстве.

Срок хранения приказов на отпуск

Для документов разного срока хранения, приказов на отпуска в том числе, стоит выделить отдельные папки или ячейки.

Подразделять ли приказы на более специализированные группы, кадровые работники решают, в зависимости от объема делопроизводства организации. Главная новость Тема номера Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

При регистрации приказы на отпуска нумеруются в хронологическом порядке, согласно тому способу, который выработан в конкретной организации и удобен для отдела кадров. Например, для приказов по личному составу часто применяется комбинированная цифровая и буквенная нумерация.

Оформление документов на отпуск: проверка основания для приказа

Как мы отметили выше, приказы соответствующего типа издаются на каком-либо основании.

Его необходимо проверить. В общем случае таковым является утвержденный график отпусков сотрудников. Кроме того, данный источник может дополняться личным заявлением работника на отпуск. Соответствующий график составляется с учетом положения ТК РФ, и в обязанности кадровика может входить проверка порядка формирования данного документа на предмет соответствия нормам трудового законодательства.

В случае если график составлен корректно и дополнен иными источниками, формируется приказ на отпуск сотрудника. Можно отметить, что на предприятии могут быть приняты нормы, в соответствии с которыми, реквизиты графика и дополняющих его документов должны быть отражены в специальных регистрах.

Данная процедура может осуществляться в целях оптимизации кадрового оборота на предприятии (в том случае, если штат фирмы достаточно большой).

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета, и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике. ВАЖНО: Журнал регистрации приказов на отпуск НЕ прошнурован, а лишь подготовлен для шнуровки: журнал имеет сквозные отверстия и надпись-заверитель на последней странице журнала.

Сроки хранения приказов о предоставлении ежегодных отпусков

Ежегодные основные оплачиваемые отпуска в целях определения ответа на вопрос о том, сколько хранятся приказы на отпуск, рассматриваются так же, как ежегодные дополнительные отпуска.

Они относятся к документам краткосрочного хранения, для которых нормативный срок в этом отношении составляет пять лет. Обратите внимание! Для приказов на учебный отпуск срок хранения определяется в аналогичном порядке и составляет 5 лет, если они не хранятся в составе личных дел работников. Что касается необходимости прикрепления к ним соответствующих заявлений работников о предоставлении отпуска, то конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе ведения и хранения кадровых документов, организация устанавливает самостоятельно с учетом требований законодательства.

Актуальные нормативные документы не содержат требований о конкретном порядке хранения документов, поэтому вопрос совместного или раздельного хранения заявлений с приказами каждый работодатель решает по своему усмотрению.

Исключением являются организации, в которых конкретный порядок закреплен на законодательном уровне. Прочтите наш материал, чтобы узнать, каких компаний касаются особые правила.

Сроки хранения приказов по личному составу.

Правила учета и хранения кадровых документов :

Каждому работодателю важно знать о том, какие сроки хранения приказов по личному составу имеют место.

Ведь сохранность документации — это ответственность, которую берет на себя каждая компания. Она должна не только собирать информацию по личному составу сотрудников, но и обеспечивать ее хранение. Причем в обязательном порядке. Только далеко не всем известно, что подразумевает данная документация. И уж тем более, многим непонятны принципы хранения и учета приказов по личному составу.
И уж тем более, многим непонятны принципы хранения и учета приказов по личному составу. Все подробности относительно данных вопросов представлены далее.

Они помогут понять, сколько и как именно хранится информация о сотрудниках, а также прочие документы, которые можно отнести к документации по личному составу.

Перечень сроков хранения кадровых документов

Есть кадровые документы, которые необходимо хранить в течение долгого срока. При этом не имеет значения то, в какой организационно-правовой форме функционирует предприятия.

Так, законодательством предусмотрено, что некоторые документы должны храниться 75 лет.

К таковым относятся, в частности:

  1. приказы о приеме сотрудников на работу;
  2. распоряжения об увольнении работников.

Есть источники, которые можно хранить в течение значительно меньшего срока — в течение 5 лет.

К таким кадровым документам относятся:

  1. распоряжения о командировках.
  2. приказы об отпусках;

Таким образом, срок хранения всех приказов на отпуск как разновидности распоряжений по личному составу составляет 5 лет.Таковы особенности регулирующего законодательства.

Знать то, сколько хранятся приказы на отпуск, необходимо любому специалисту кадровой службы для корректного ведения документации по штатным сотрудникам предприятия.

Соответственно, в компетенцию данных специалистов также может входить обеспечение сохранности соответствующих источников.Дела, включающие приказы на предоставление ежегодных отпусков, могут, в свою очередь, классифицироваться на отдельные категории исходя из наличия дополнительных оснований для этого. Например, с учетом организационной структуры предприятия, распределения сотрудников по отделам и подразделениям фирмы.Итак, мы теперь знаем, сколько хранятся приказы на отпуск — пять лет.

Но существует ряд особенностей, характеризующих порядок работы с документами, имеющими отношение к отпуску сотрудников.

Полезно будет изучить их.

Срок хранения заявлений и приказов

Согласно Приказу под номером 558, выпущенному Министерством культуры 25.08.2010, документы, связанные с сотрудника, относятся к категории «личный состав», и срок их нахождения в архиве составляет 5 лет. К ним относятся деловые бумаги:

  1. о переносе или сотрудника из ежегодного отпуска.
  2. о предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого и (дополнительного) отпуска;

Однако если в уставе компании имеются правила, согласно которым данные заявления и приказы включаются в личное дело работника, то срок хранения данных бумаг составляет 75 лет (ст.

656 Приказа №558)Также к ним относятся документы:

  1. о предоставлении отпусков без сохранения зарплаты;
  2. для работников с тяжелыми, специфическими .
  3. о предоставлении отпусков по уходу за ребенком;

Рекомендуется обращать внимание на факт того, что документы на отдых, предусмотренный для периода и родов, не имеют определения законодательством по срокам их нахождения в архиве до момента уничтожения.

Из-за чего некоторые компании уничтожают данные бумаги через 5 лет с момента выпуска.
Однако продолжительность хранения приказов на отпуск по уходу за ребенком составляет 75 лет, и в связи с этим при проверках могут возникнуть из-за преждевременно уничтоженных бумаг.Целесообразно сохранять оба вида документов на протяжении максимального срока, предусмотренного законодательством, с целью избежания проблем с проверками.

Сколько хранятся приказы на отпуск без сохранения зп в табеле

Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к.

фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв.
В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п.

4.1.3). Обратите внимание, что в соответствии с п. «д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв.

Правовая база срока хранения приказов на ежегодные отпуска

В контексте алгоритма формирования и сохранности документов, предприятиям и частным предпринимателям следует опираться на такую законодательную базу, представленную следующими нормативами:

  1. ФЗ № 125 «Об архивном деле» от 22.10.2004г.;
  2. Распоряжением Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010г.
  3. Приказом Министерства культуры РФ № 526 от 31.03.2015г.;

Отдельные нюансы относительно порядка сохранности распоряжений на отпуска персонала также содержатся в следующих нормативах:

  1. ст.

    12 и ст. 50 ФЗ № 14 от 08.02.1998г. «Об обществах с ограниченной ответственностью».

    В обозначенном правовом акте фиксируется обязанность компаний хранить документацию касательно трудоустроенного персонала, а также распорядительные бумаги в соответствии с правилами, отраженными в уставе предприятия;

  2. ФЗ № 208 от 26.12.1995г. «Об акционерных обществах». Указанный закон является основным регламентирующим порядок сохранности документации нормативом в акционерных объединениях.

При этом законодательство не запрещает устанавливать локальные правила публикации и порядка хранения документов. Однако с этой целью нанимателям обязательно нужно создавать специальные нормативы местного характера.

Правила, прописываемые в подобных нормативах, не должны противоречить установленным в федеральном законодательстве правилам.

Приказы об отпуске: сроки хранения

Согласно официально классификации приказов, существует два типа: по основной деятельности и по личному составу. Причем приказы по личному составу делятся на типы по срокам хранения.

Одни из них длительные — 75 лет.

Другие кратковременные — 5 лет. К первому типу относятся приказы о приеме, увольнении, переводах, поощрениях, изменении личных данных, в том числе фамилии.

Ко второму типу можно отнести приказы об отпусках, взысканиях, дежурствах и краткосрочных командировках внутри страны. Именно эти правила закреплены в нормативных актах по хранению документов.

Таким образом, приказы об отпусках должны храниться около 5 лет. Документы должны быть подшиты и переплетены таким образом, чтобы всегда оставался доступ и возможность свободного чтения. Стоит отметить, что ответственность за хранение документации лежит на руководителе.

В то же время он может переложить обязанности на другого сотрудника. Но это никоим образом не снимает ответственность с главы организации.

После того, как документы достигли окончательного срока хранения, руководителю подается перечень документов на уничтожение и он издает приказ.

На основании приказа документы уничтожаются.

Стоит также отметить, что нужно очень внимательно относиться к правилам ведения и хранения документации, в том числе приказов об отпусках. Это необходимо, чтобы избежать необоснованных претензий со стороны работника и штрафов со стороны инспекции за ненадлежащее ведение документации.

Об учете и хранении


Сколько хранятся те или иные приказы по личному составу? Ответить на этот вопрос не составит труда.

Теперь можно уделить внимание правилам учета данных документов.

Это тоже немаловажный момент, который должен знать каждый работодатель.

Ведь если есть какие-то бумаги, которые хранятся определенный промежуток времени, необходимо как-то вести учет оных, иначе можно потерять важные приказы. Сейчас предусматривается несколько типов хранения документов. В любой фирме они должны реализовываться.

Сейчас компании должны формировать специальные списки учета имеющихся у них бумаг по личному составу и в бумажном, и в электронном виде. Кстати, вторым можно пренебречь. А вот общепринятая бумажная форма представления — это обязательный пункт.

Но как правильно осуществлять учет? Принципы для электронного и материального варианта одинаковы. О них далее.

Регистрация приказов: нюансы

В среде экспертов есть точка зрения, по которой регистрация приказа — обязательное условие его вступления в юридическую силу.

То есть одного лишь подписания документа руководителем фирмы для этого может быть недостаточно. По факту регистрации приказы на предоставление ежегодных отпусков и иные документы, что относятся к соответствующей категории, приобретают уникальный номер, на основании которого источник включается в систему внутрикорпоративного документооборота. Порядок присвоения данного номера организация определяет самостоятельно.

Как правило, с учетом хронологии формирования кадровой службой приказов на отпуска.

Организация хранения приказов и заявлений на отпуск

Возможности срока хранения приказов и заявлений на ежегодный отпуск зависят от организации должных условий для содержания бумаг в архиве. Уместно выделить следующие рекомендации относительно сохранности бумаг на предприятии:

  • Калькулятор пособия по беременности и родам
  • Оплата труда
  • Расчет компенсации за неиспользованный отпуск
  • Отчеты 3
  • Реклама
  • Калькулятор расчёта госпошлины по ст. 333.19 и ст. 333.21 НК РФ
  • Калькулятор для расчета зарплаты по окладу
  • Открыть бизнес
  • Организация бизнеса 2802
  • Аванс 8
  • Расчет компенсации за задержку зарплаты
  • Пенсионный калькулятор
  • Прием на работу 311
  • Калькулятор расчета отпускных в 2019 году
  • Материальная ответственность 12
  • Медосмотр25
  • Калькулятор расчета отпускных в 2020 году
  • Аттестация 36
  • Все
  • Проводить сортировку документов в каждой отдельной папке рекомендуется по одному установленному критерию: по дате публикации, по фамилиям персонала или на основании иного фактора, удобного для конкретной ситуации.
  • Больничный 88
  • В помощь малому бизнесу
  • Прочее
    • В помощь малому бизнесу 23
    • Организация бизнеса 2802
    • Открыть бизнес 36
    • Справочник предпринимателя 101
  • Справочник предпринимателя 101
  • Нанимателю необходимо понимать, что любой из архивных документов может потребоваться в любой момент по запросу контролирующей инстанции.

    На этом основании рекомендуется разделить документы по папкам, классифицировав их таким образом.

  • Поощрения и взыскания 67
  • Лицензии 1
  • Расчёт пособия по временной нетрудоспособности
  • Калькулятор среднедневного заработка
  • О проекте
  • Материальная помощь 14
  • Карта сайта
  • Объемные документы следует разделять на несколько папок или томов, после чего сортировать по алфавиту. Это поможет в случае необходимости оперативного поиска.
  • Отчетность
  • Подлинники документов, которые законодательно должны храниться длительный период времени, следует подшивать в дела работников, после чего передавать в архив. Важно отметить, что все дела должны быть заранее внесены в соответствующую номенклатуру предприятия.
  • Компенсации 5
  • Сегодня
  • Калькулятор пеней: расчет налоговой задолженности
  • КАЛЕНДАРЬ 2020
  • Расчет компенсации за задержку зарплаты
  • Оплата труда 2490
    • Аванс 8
    • Больничный 88
    • Командировки 29
    • Компенсации 5
    • Материальная ответственность 12
    • Материальная помощь 14
    • Пенсии 50
    • Поощрения и взыскания 67
  • Калькулятор НДС
  • В момент регистрации приказа на предоставление сотруднику отпуска, подобные документы фиксируются в соответствии с их хронологией.

    При этом актуальная для компании система регистрации должна содержаться в соответствующем локальном нормативе.

  • Охрана труда
  • Калькулятор пособия по беременности и родам
  • Калькулятор суммы задолженности
  • Рабочее время и время отдыха 118
  • Расчёт пособия по уходу за ребёнком до 1,5 лет
  • Открыть бизнес 36
  • Профстандарты 27
  • По завершению установленного периода хранения документов, экспертный комитет должен провести экспертизу на предмет выявления ценности бумаг, после чего документы с истекшим сроком годности ликвидируются. Ликвидация приказов и заявлений на отпуск происходит на основании соответствующего акта и распоряжения управленца.
  • Редакция
  • Трудовая книжка 35
  • Калькулятор госпошлины в арбитражный суд
  • Командировки 29
  • Кадровый учет 2490
    • Медосмотр25
    • Отпуск151
    • Прием на работу 311
    • Рабочее время и время отдыха 118
    • Стаж 42
    • Трудовая книжка 35
    • Увольнение 176
  • Увольнение 176
  • За неделю
  • Калькулятор расчета страхового стажа
  • Отпуск151
  • Калькулятор налога на имущество организаций
  • Калькулятор страховых взносов ИП
  • Контакты
  • Политика использования Cookie
  • Кадровый учет
  • Проверки 11
  • Производственный календарь на 2020 год
  • В помощь малому бизнесу 23
  • Справочник предпринимателя
  • Калькулятор расчета страхового стажа
  • Налоги 11
  • Пенсии 50
  • Отчетность 1
    • Бухгалтерия 4
    • Лицензии 1
    • Налоги 11
    • Отчеты 3
  • За месяц
  • Стаж 42
  • Охрана труда 234
    • Аттестация 36
    • Проверки 11
    • Профстандарты 27
  • Бухгалтерия 4
  • Калькулятор командировочных
  • Организация бизнеса
  • Онлайн калькулятор НДФЛ
  • Политика обработки персональных данных

Какими НПА регулируются сроки хранения документации

Как видим, некоторые приказы по личному составу могут храниться 5 лет: об очередных и учебных отпусках, о дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках. Следует отметить, что по основной деятельности эти бумаги будут считаться только в отношении отдельных лиц.

Прежде всего, стоит отметить, что законодательных регламентов, устанавливающих порядок организации оборота рассматриваемых документов, пока что не принято. Каждая организация самостоятельно или, возможно, с учетом рекомендаций вышестоящих ведомств определяет работу с соответствующими источниками. Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях.

Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к.

к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).

Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. Одна из ключевых задач компетентного специалиста здесь — формирование дел.

При ее решении важно разработать, прежде всего, перечень сроков хранения документов, относящихся к тем или иным группам.

Каждый источник должен иметь необходимые реквизиты. Если тот или иной документ не соответствует установленным требованиям, то его нежелательно включать в дело.

Таковы особенности регулирующего законодательства. Знать то, сколько хранятся приказы на отпуск, необходимо любому специалисту кадровой службы для корректного ведения документации по штатным сотрудникам предприятия. Соответственно, в компетенцию данных специалистов также может входить обеспечение сохранности соответствующих источников.

Обычно заявления на отдых хранятся 75 лет. Для людей, имеющих высокую и ответственную должность (начальник предприятия, сотрудник с государственной должностью, ученой степенью), должно осуществляться постоянное хранение личных дел.

Приказы по личному составу: сроки хранения

Следует помнить, что в процессе деятельности в каждой компании создаются приказы трех видов:

  1. по личному составу;
  2. по административно-хозяйственной деятельности.
  3. основные;

Первая категория имеет постоянный срок хранения, третья – 5 лет.

При этом, если 1 и 3 категории имеют строго обозначенные сроки, то вторая категория подлежит грамотному определению принадлежности приказов.Срок хранения приказов по основной деятельности является неизменным.

Данная документация подлежит хранению даже в случае ликвидации организации и передается в муниципальный или государственный архив.Срок хранения приказов по личному составу может быть разным, в зависимости от содержания самого документа.Чтобы выяснить, сколько лет хранятся приказы по личному составу, рекомендуем обратить внимание на таблицу, приведенную ниже.Для удобства мы подготовили таблицу, из которой вы сможете понять, сколько хранятся приказы по личному составу.

Оформление приказа: нюансы

Заполнение формы приказа на отпуск характеризуется рядом нюансов. Так, при решении данной задачи кадровику необходимо:

  1. указывать вид отпуска в соответствии с нормами законодательства или локальными нормативами предприятия;
  2. отражать корректный период работы при издании приказа на ежегодный отпуск.

Готовый приказ на отпуск должен быть подписан руководителем предприятия, если аналогичными полномочиями не наделены иные компетентные сотрудники предприятия, например руководитель отдела кадров. Конечно, данные полномочия должны быть официально закреплены в отдельном локальном нормативном акте.

Издавать его должен, опять же, руководитель организации, делегируя соответствующие компетенции определенному сотруднику. В свою очередь, человек, которому полномочия по изданию приказов по кадрам в установленном порядке переданы, удостоверяет факт ознакомления с данным локальным нормативом и принимает на себя перечень определенных обязательств, связанных с исполнением соответствующих полномочий.

Организация хранения кадровых документов: нюансы

Рассмотрим теперь особенности организации хранения Одна из ключевых задач компетентного специалиста здесь — формирование дел.

При ее решении важно разработать, прежде всего, перечень сроков хранения документов, относящихся к тем или иным группам.

Каждый источник должен иметь необходимые реквизиты. Если тот или иной документ не соответствует установленным требованиям, то его нежелательно включать в дело.При организации хранения кадровых документов ответственный сотрудник может использовать различные типовые перечни сведений о соответствующих источниках или же задействовать внутрикорпоративные нормы.Выше мы привели примеры документов, которые могут храниться 5 лет (в частности, к таковым относятся приказы по отпускам), а также тех, что организация обязана размещать в архивах в течение существенно более долгого срока.

Оборот источников второго типа при этом может регулироваться дополнительными внутренними регламентами. Так, в случае если документ необходимо хранить 75 лет, на предприятии могут быть введены в действие нормы, в соответствии с которыми кадровая документация передается в архив на долгосрочное размещение. В свою очередь, документы с 5-летним сроком хранения во многих случаях нет необходимости передавать в архив.

Они могут быть размещены в ином защищенном, но в то же время более доступном для оперативного ознакомления с соответствующими документами месте.Важный элемент кадрового документооборота — описи. Их, в частности, фирмы могут использовать как раз при передаче дел в архив организации.Полезно будет рассмотреть последовательность действий специалиста по кадрам при оформлении документов на отпуск.

Сколько лет хранить заявления работников — Правовая помощь юриста

Руководство компании должно решить:

  1. организовать ли централизованное внутреннее хранение документов из всех отделов;
  2. поручить ли каждому структурному подразделению обеспечить сохранность документации.
  3. передавать ли документы на хранение в специализированное архивное учреждение;

Но какой бы способ хранения документов ни был избран, сроки хранения конкретных документов будут одинаковыми.

При этом, статья 665 указанного перечня содержит следующий вид документа

«Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел »

со сроком хранения 5 лет.

Следовательно, можно сделать вывод, что, по сути, в данной папке вполне возможно хранить заявления, которые служат основанием для документального оформления какого-либо действия. Таким образом, если Вы осуществляете хранение заявлений в личном деле работника, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа).

Если же заявления сгруппированы в отдельное дело, то в соответствии с Перечнем, папку с заявлениями необходимо хранить 5 лет. Также необходимо отметить, что во избежание различных недоразумений, приказы целесообразнее оформлять в срок, т.е.

Ответ

на вопрос: Рассмотрев Ваш вопрос можно сказать, что приказы бывают: Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры. По личному составу; По основной деятельности; По административно-хозяйственной деятельности.

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения — прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.

Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках. Вам будет полезно узнать о Сроке хранения приказов на командировку в материале по ссылке.

Первая группа — приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие долговременный срок хранения (75 лет):

  1. О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до трех лет;
  2. О предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
  3. Об исполнении обязанностей (на время отпуска);
  4. О назначении на должность;
  5. О переводе на другую работу;
  6. Об изменении фамилии;
  7. Об установлении надбавки к должностному окладу.
  8. О направлении в зарубежную командировку;
  9. О совмещении должностей / профессий;
  10. О поощрении работника;
  11. О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком;
  12. О прекращении действия трудового договора;
  13. О приеме на работу;
  14. О предоставлении отпуска по беременности и родам;

Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа — приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  1. О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
  2. О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
  3. Об отстранении от работы;
  4. О привлечении к сверхурочным работам;
  5. Об объявлении выговора.
  6. О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
  7. О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
  8. Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
  9. О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
  10. О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
  11. О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 . К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся темы, раскрывающие содержание административно-хозяйственной функции: 1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности; 2.

Эксплуатация зданий, помещений; 3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь; 4. Охрана. Папки с такими приказами должны храниться 5 лет.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности.Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений) по основной (производственной) деятельности предприятия: 1) утверждение структуры организации, ее дальнейшее изменение; 2) утверждение (изменение) штатного расписания; 3) сокращение штатной численности; 4) утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов); 5) планирование деятельности; 6) проведение аттестации персонала; 7) контроль за деятельностью (отчетность); 8) установление режима работы и внесение изменений в него; 9) финансирование деятельности; 10) материально-техническое обеспечение; 11) информационное и документационное обеспечение; 12) и многое другое в зависимости от специфики деятельности организации. Сроки хранения документов Сколько лет нужно хранить кадровые документы Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в Закона от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ и , утвержденном . Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены ( перечня, утвержденного ). Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы , а также заявления сотрудников, в случае если они хранятся в их , в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания. Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — 75 лет. В коммерческих организациях Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света ( Положения, утвержденного ).

ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (). Логично, если ООО также включит в свои учредительные документы требование о хранении документации организации в запирающихся шкафах или помещениях.

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации.

Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей. Об этом говорится в Правил, утвержденных .

С целью обеспечения эффективного хранения документов как в бумажном, так и в электронном виде организация ( , Правил, утвержденных ). Документы с истекшим сроком хранения ( Правил, утвержденных ). Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения приказов на отпуск (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Читайте также Что писать в основании приказа на отпуск?

Заявление на отпуск за свой счет сколько хранить

У нас работает электромонтёр сутки через трое, с IV группой по электробезопасности до и…Вопрос Какой срок хранения приказов на отпуск без сохранения заработной платы? В гос.архиве на длительное хранение принимают только приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, совмещение).

Ответ Ответ на вопрос: Приказ о предоставлении отпуска за свой счет относится к приказам по личному составу. Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

№ 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз.

4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Инфо Сроки хранения документов Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз.4 п.

1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т.п.), а также приказы о взысканиях.

Их нужно хранить только пять лет.

Какими правовыми нормами регулируется

Сроки хранения и приказов различаются в зависимости от вида предоставляемого отдыха и регламентируются следующими нормативно-правовыми актами:

  • Приказ Минкультуры от 31.03.2015 № 526.
  • Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
  • ФЗ №125 от 22.10.2004 представляет нормативно-правовую базу регулирования срока и правил хранения на предприятии.
  • ФЗ №43 от 02.03.2016 «Об архивном деле».

Особые требования предъявляются к хранению документации юридических лиц:

  • Для ООО – ст.