Возврат суточных в связи с отменой командировки

Оглавление:

Отмена командировки когда вернуть подотчетные


Как оформить отмену командировки сотрудника (по приказу руководства), если сотрудник уже получил командировочные? Поэтому, прежде всего работодатель должен издать приказ (распоряжение) об отмене с указанием причин, по которым командировка не состоялась. Порядок выдачи денежных средств из кассы предприятия определен Положением о порядке ведения кассовых операций, которое было утверждено Банком России №373-П от 12.10.2011 (далее будем указывать как Положение). 2) вернуть сумму излишне израсходованных в средств (при их наличии).

Согласно требованиям п.

Оформление документа

также может быть свободным.

Приказ можно делать рукописным или печатным, только во втором случае подготовленное распоряжение надо обязательно распечатать. Для распечатки подойдет обычный лист бумаги или же специальный бланк с напечатанными реквизитами организации и логотипом. Приказ следует делать в одном оригинальном экземпляре , но если надо, можно сделать дополнительные копии, которые также следует заверить надлежащим образом.

Составляем приказ об отмене командировки

Приказ об отмене командировки составляется в произвольной форме. Основанием для его составления могут быть, например, служебная записка непосредственного руководителя или заявление самого работника. В приказе обычно указываются причина отмены командировки, Ф.И.О.

и должность лица, которое не будет направлено в командировку. С приказом об отмене командировки работник должен быть ознакомлен под роспись.

Ведь он должен знать, что ехать в командировку ему не нужно, а значит, работодатель ожидает от него выхода на основное рабочее место. Приведем для приказа об отмене командировки образец заполнения.

Скачать форму приказа об отмене командировки можно здесь.

Скачивать формы документов могут только подписчики журнала «Главная книга».

  1. Я не подписчик, но хочу им стать
  2. Хочу скачивать формы документов бесплатно и попробовать все возможности подписчика
  3. Я подписчик: электронного журнала печатного журнала

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“Законодательством не урегулирован вопрос, по каким нормам надо определять суточные за последний день зарубежной командировки в ситуации, когда работник по соглашению с работодателем остается в той же стране в отпуске. Регулирование таких случаев можно предусмотреть только в локальных нормативных актах”. ШКЛОВЕЦ Иван Иванович Роструд

Приказ об отмене командировки: структура документа

1.

Наименование фирмы-работодателя. 2. Наименование документа («Приказ об отмене командировки»), его номер, дату и место составления.

3. Текстовый блок с формулировками мотивировочного характера, обосновывающими издание приказа.

Здесь можно сослаться на документы, на основании которых командировка отменяется. Например, это может быть справка о болезни сотрудника или письмо от контрагента (к которому едет командируемый) о невозможности встречи по тем или иными причинам.

4. Текстовый блок с формулировками резолютивного характера («приказываю»).

Здесь отражается суть распоряжения руководства:

  1. о возложении ответственности за исполнение приказа с указанием Ф.И.О. ответственного (это может быть работник бухгалтерии, если отмена командировки предполагает осуществление финансовых операций, или руководитель кадровой службы, если речь идет об определении дальнейшего графика работы командированного).
  2. об отмене предыдущих приказов и иных распорядительных актов, касающихся направления работника в командировку;
  3. об отмене командировки сотрудника с указанием его Ф.И.О.;

5. Ссылки на приложения, которые могут быть представлены:

  1. документами, которые аннулируются приказом (их копиями).
  2. документами, на основании которых издается приказ (их копиями);

Распорядительный акт подписывается директором. Подписи об ознакомлении с приказом ставят:

  1. ответственные за исполнение документа.
  2. командированный сотрудник;

Порядок, по которому осуществляется принятие рассматриваемого приказа, равно как и осуществление иных действий при отмене командировок сотрудников, устанавливается на уровне локальных актах работодателя.

Например, в Положении о командировках.
Это положение может регламентировать:

  1. порядок отчетности сотрудников (например, в части предоставления отчетов, которые необязательны по закону, но желательны в силу сложившейся схемы документооборота в организации);
  2. порядок принятия всех распорядительных документов организации, имеющих отношение к командировкам (включая приказы о назначении командируемых);
  3. действия сотрудников, отвечающих за подготовку различных документов при оформлении командировок (или их отмене) в пределах своей компетенции.

Образец приказа об отмене командировки

Если перед вами встала задача по формированию приказа об отмене командировки, который вы раньше не делали, ознакомьтесь с приведенными здесь пояснениями и посмотрите пример документа – он наверняка поможет вам создать собственный бланк.

Сложностей возникнуть не должно, особенно если вы будет придерживаться структуры и стиля, присущих распорядительной документации.

Первым делом впишите в приказ посередине строки:

  1. название организации (полное или сокращенное – неважно);
  2. его номер, дату и место его формирования.
  3. наименование самого документа;

Далее переходите к основной части.

Тут напишите:

  1. ответственного за исполнение данного приказа сотрудника
  2. указание об аннулировании предшествующего распорядительного акта
  3. обоснование и основание для создания распоряжения
  4. должность и ФИО работника, в отношении которого выпускается приказ об отмене командировки

В заключение соберите все нужные подписи.

При необходимости вы можете внести в документ любую дополнительную информацию, которую считаете важной в вашем конкретном случае. Также укажите в приказе все прилагающиеся к нему бумаги.

Как правильно оформить?

Рассмотрим пошаговую инструкцию по правильному оформлению отмены служебной поездки:

  1. возврат неиспользованной части аванса, предоставление авансового отчета.
  2. составление служебной записки с указанием на причины отмены;
  3. сбор документации и выявление причин, вызвавших отмену командировки;
  4. издание приказа об отмене командировки;

Выводы

Законодатель предусматривает возможность отмены или переноса служебной поездки.

Решение о снятии с повестки командировки принимает руководство на основании служебной записки.Не смотря на исчерпывающий перечень уважительных причин для отмены командировки, окончательное решение принимается по рассуждению работодателя.Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/vazhnoe-kom/otmena-kom.html

Отмена и перенос командировки — приказ как оформить причины

Перенос запланированной поездки на другое время возможен в связи с совершенно разными обстоятельствами.

Отзыв работника с выезда или изменение даты его поездки не имеют строгого регламента,но исходя из законодательства, можно сформулировать и рекомендовать типовой порядок оформления.

Основания для отмены командировки могут иметь связь со следующими группами обстоятельств:

  1. Объективные причины – их состав не зависит от сотрудника, например, руководитель партнерской компании перенес переговоры;
  2. Субъективные причины – их определяет работник, например, если сотрудник не может уехать в связи с болезненным состоянием или в связи с семейными сложностями.

Данный перечень может составлять произвольный порядок из аналогичных обстоятельств.

Перенос или полный возврат работника необходим, если ранее произошло стихийное бедствие.Если в данный момент в месте прибытия возникли непредсказуемые ситуации или организация сталкивается с другими неотложными решениями, работодатель имеет право отменять приказ о поездке. Когда близится день, в котором начинается поездка, работник может сообщить о плохом самочувствии, чтобы преждевременно сделать возврат билетов или командировать другого специалиста.

Когда близится день, в котором начинается поездка, работник может сообщить о плохом самочувствии, чтобы преждевременно сделать возврат билетов или командировать другого специалиста. В связи с этим оформляется специальный приказ (распоряжение). Стандартный порядок оформления данного мероприятия можно сформировать через представленный далее образец алгоритма действий.

Отмена командировки оформление – это следующие действия:

  1. При наличии средств делается оформление отчета по расходам и их возврат;
  2. Оформляется служебная записка, заполнение которой раскрывает, в связи с чем делается перенос или полностью аннулируется поездка;
  3. Если был выдан аванс, делается его возврат, тогда как стоимость билетов возмещается средствами предприятия.
  4. Составляется приказ, должный образец которого подписывается сотрудником;
  5. В служебный журнал вносятся сведения, что был издан такой документ как данный приказ, вносится его номер;

Этот документ потребуется издавать в каждом случае, когда нужно сделать перенос рабочей поездки. При потребности унифицировать стандартный шаблон под заполнение стало возможным просмотреть стандартный образец, форма которого поможет написать новый личный образец для своего предприятия.

Такая форма как служебная записка начинается с обращения к руководителю.

Далее в документ вписывается его название, дата и год, когда делается издание. В основной части, служебная записка описывает причины, в связи с которыми делается перенос поездки или даже возврат билетов.Здесь работник ссылается на прежний приказ как на удостоверение своей потребности в поездке, далее он указывает, в связи с чем установленный срок выезда необходимо перенести или аннулировать.

В конце служебная записка, как и любая форма, подписывается.

Зачастую возникают обстоятельства, которые могут препятствовать дальнейшему выполнению служебного задания.

В таких случаях необходимо правильно осуществить операцию документального оформления отмены или переноса командировки. Рассмотрим основные вопросы и возникающие нюансы более подробно.

Отмена командировки в связи с болезнью

Оплата больничного не зависит от того, болеет ли сотрудник дома или находится в командировке.

В любом случае ему понадобятся средства по временной нетрудоспособности. Первое, что необходимо сделать сотруднику по причине болезни — обратиться к врачу для того, чтобы ему был открыт больничный. Если же издается приказ об отмене служебной поездки в связи с болезнью, в качестве подтверждающего документа служит больничный лист.

Его можно получить у лечащего врача.

Образец

Нормативная база


Часть 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ гласит, что служебная командировка – это поездка сотрудника организации в определенное место для выполнения задания руководства предприятия. Абзац 2 пункта 3 Положения о служебных командировках регламентирует, что направление сотрудника в поездку осуществляется согласно приказу по формам № Т-9 и Т-9а.

Отмена или перенос командировки должны производиться также согласно особому приказу или распоряжению. Причем документ должен быть издан заново – запрещается вносить поправки в основной .

Как составить приказ о продлении командировки

Что касается командировочных, работник, безусловно, должен их вернуть в кассу организации. Однако здесь встает вопрос о сроке такого возврата. Однако нахождение в командировке во время болезни допускается, но только при письменном согласии самого сотрудника.

Главный врач бюджетного учреждения собирался выехать в командировку в соответствии с приказом Департамента. Были приобретены авиабилеты (без возврата).

За день до командировки Департаментом был отменен приказ.

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Нужен ли приказ об отмене командировки?

Командировка может быть отменена по самым разным причинам. Например, в поездке отпала производственная необходимость, или работник заболел и потому не сможет поехать. Закон не требует составлять приказ об отмене командировке.

Тем не менее, составлять его нужно. Ведь «командировочный» приказ — основание для соответствующего учета рабочего времени и начисления работнику среднего заработка. Соответственно, при изменении условий об этом нужно уведомить не только работника, но и соответствующие подразделения (например, бухгалтерию).

Что касается расходов по отмененной командировке (например, стоимость невозвратного авиабилета или предоплаченной гостиницы без права аннулирования бронирования), то работодатель имеет право учесть их при налогообложении прибыли (Письмо Минфина от 18.05.2018 № 03-03-07/33766 ).

По семейным/личным обстоятельствам

Поскольку действующее законодательство не регламентирует семейные обстоятельства, при которых в обязательном порядке должен быть осуществлен отзыв работника из командировки, руководителям организации необходимо закрепить соответствующие положения в локальных нормативно-правовых актах по собственному усмотрению. Таким образом, возможность или невозможность отмены командировки по семейным или личным обстоятельствам будут зависеть от внутренних нормативных документов.

По семейным обстоятельствам

Несмотря на то, что семейные основания могут служить основанием для отмены командировки, законодатель не предусмотрел их подробный перечень, считающийся уважительным для соответствующего ходатайства (однако, закон указывает категории граждан, которых нельзя направлять в поездки для реализации своих трудовых функций и таких, от которых обязательно требуется письменное соглашение – беременные, родитель ребенка до достижения последним 36 месяцев, граждане, имеющие на иждивении нетрудоспособных родственников и пр.).Принимать решение о весомости личных обстоятельств работника для того, чтоб отменить его направление в служебную поездку, должен работодатель.В случае, когда у сотрудника возникли личные непредвиденные ситуации, в связи с которыми он не может покинуть место постоянной работы, ему следует написать на имя начальника (лица, которым подписан приказ о направлении в командировку) служебную записку с детальным изложением случившегося и ходатайством об отмене командировки. Для удовлетворения прошения начальством, необходимо подкрепить записку подтверждающими документами (например, медицинской справкой о болезни близкого родственника). Если женщина на момент издания и подписания приказа о направлении в служебную поездку не знала о своей беременности, она также имеет право предоставить соответствующие ведомости своему руководству в служебной записке, что станет законным основанием невозможности направления ее в какие-либо командировки.

Как отменить в связи с отпавшей необходимостью?

Выше указывались причины, по которым служебная поездка может быть отменена.

Одним из таких оснований, не зависящем от самого работника, является прекращение необходимости в осуществлении последним своей трудовой функции не по месту основной работы (например, был издан приказ о командировании механика предприятия (организации) на другое предприятие (в организацию) для устранения неисправности техники, однако еще до начала командировки принимающая сторона уведомила об устранении поломок собственными силами). Указанный документ должен содержать информацию о причинах, по которым работник направлялся в служебную поездку и в связи с чем в ней отпала необходимость.

На основании служебной записки оформляется приказ об отмене командировки с описанием последствий такого решения (возврат работником остатка аванса на командировку, сдача проездных документов, если они уже были приобретены, внесение изменений в документацию бухгалтерской отчетности и т.п.). Законом запрещено вносить коррективы в приказ о направлении в служебную поездку, следует оформлять два отдельных документа.

Нужен ли приказ об отмене командировки?

Командировка может быть отменена по самым разным причинам.

Например, в поездке отпала производственная необходимость, или работник заболел и потому не сможет поехать.

Закон не требует составлять приказ об отмене командировке. Тем не менее, составлять его нужно. Ведь «командировочный» приказ – основание для соответствующего учета рабочего времени и начисления работнику среднего заработка.

Соответственно, при изменении условий об этом нужно уведомить не только работника, но и соответствующие подразделения (например, бухгалтерию). Что касается расходов по отмененной командировке (например, стоимость невозвратного авиабилета или предоплаченной гостиницы без права аннулирования бронирования), то работодатель имеет право учесть их при налогообложении прибыли ().

Проводки по возврату билетов

Отмена командировки, возврат билетов, проводки – связанные действия. Поговорим о том, какие проводки нужно будет осуществить, если деловая поездка не состоялась, и билет пришлось сдать.

Билеты на самолет или поезд – это денежные документы, учитываются на они на субсчете 50-3 счета 50 («Касса»).

Операции по покупке билета и списанию его стоимости отражается такими проводками:

  1. Дебет 71 Кредит 50, субсчет «Денежные документы» – сотрудник получил свой билет.
  2. — билет был куплен, деньги списаны;
  3. Дебет 60 (76) Кредит 51 – это значит, что компания перечислила деньги для покупки билетов;
  4. Дебет 50, субсчет «Денежные документы» Кредит 60 (76)

Если в итоге командировка не состоялась, и выданный сотруднику билет не был использован, то расходы на его приобретение будут являться прочими расходами (а не командировочными). Соответствующие проводки:

  1. – таким образом списывается стоимость билета, который не был использован (здесь не учитывается НДС);
  2. Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 19 – здесь мы относим НДС на прочие расходы.
  3. Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 71
  4. Дебет 19 Кредит 71 – проводка для учета НДС в билете;

Порядок и сроки хранения приказов на командировки

Иногда вследствие обстоятельств поездку нужно отменить. Это тоже оформляется с изданием соответствующих документов.

Документы, отражающие причину отмены командировки (их примеры мы привели выше), становятся приложениями к приказу и хранятся в архиве организации столько же, сколько и сам распорядительный акт руководства.

При возникновении у сотрудника временной нетрудоспособности служебную командировку необходимо отменить. ВконтактеFacebookTwitterGoogle+Одноклассники

Налоговые последствия

Для целей исчисления налога на прибыль следует документально обосновать потери и расходы, возникшие в связи с отменой командировки:

  1. цену первоначально купленного билета за вычетом возвращенной суммы учесть в составе прочих расходов производства и реализации.
  2. удержанные компанией-перевозчиком суммы при возврате билетов следует включить в состав внереализационных расходов на дату признания;

Ночной рейс: как платить суточные

Вера Алексеевна Балабина Если у сотрудника вылет по билету в 00 ч 10 мин, то из этого следует, что на регистрацию он приехал до 00 ч 00 мин.

Каким образом начислять суточные и нужно ли документальное подтверждение? : Работодатель обязан выплатить работнику суточные за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время вынужденной остановки.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспорта в место постоянной работы.

При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аэропорты практически всегда расположены за городом.

Поэтому в описанной вами ситуации следует взять в расчет время, которое потребовалось сотруднику для того, чтобы добраться до аэропорта. Аналогично определяется и день приезда работника к месту постоянной работы.

Это правило необходимо учитывать при издании приказа о направлении сотрудника в командировку.

Что делать с купленными билетами?

Если отмена командировки происходит прямо перед ее началом, как правило, часть авансового платежа уже израсходована. Одной из основных статей расходов указанного платежа является оплата проезда к месту командировки – приобретение проездных билетов.

При принятии решения о снятии задачи поездки для выполнения рабочей функции не по основному месту работы, работника уведомляют о необходимости предоставления в ближайшие три рабочих дня авансового отчета и сдаче проездных билетов. Если же компания перевозчика не предусматривает возможность сдать проездные документы, они сдаются в бухгалтерию вместе с отчетом.

Если суточные были выплачены

Предприятие может вернуть суточные из расчета фактического пребывания сотрудника в командировке.