Журнал регистрации принятых документов

Журнал регистрации принятых документов

Требуется ли регистрировать каждый документ?


Компания имеет полное право регистрировать каждый документ. Однако делать это в обязательном порядке не требуется. Более того, регистрация каждой бумаги даже не желательна.

Связано это с тем, что регистрация занимает много времени. Она заставляет сотрудников компании бросать свои дела ради рутинной работы.

Как определить, какой документ нуждается в регистрации? Регистрировать следует те бумаги, которые потенциально нужно будет отслеживать.

Срок хранения

В соответствии с существующими нормами срок хранения журнала регистрации актов составляет 5 лет.

Если речь идет о какой-либо входящей документации, то он может сократиться до 3 лет. Все будет зависеть от характера и вида регистрируемых актов, сроков их действия и хранения. После того как срок хранения журнала о регистрации актов истек, созывается специальная комиссия по вопросу утилизации документов, составляет подтверждающую бумагу и уничтожает его.

Виды пересылаемых документов

Заноситься в журнал регистрации исходящих документов может множество разнообразных бумаг. Например:

  1. справки;
  2. переводы;
  3. акты;
  4. запросы;
  5. телеграммы;
  6. заявки и пр.

Хотя журнал регистрации исходящих документов и не относится к документам строгой отчетности, он бывает полезен в организациях, где ведется деловая переписка, требующая учета и контроля.

Обязательна ли такая форма

Установленной формы для этого журнала нет.

Однако приведенные бланки очень удобны при использовании.

Они могут быть дополнены различными графами. Например, эти дополнительные столбцы таблицы основной части могут содержать данные о:

  1. ФИО и других данных того сотрудника, который готовил справку, а также его подпись.
  2. Регистрационном номере справки отдельно.
  3. Том, какие основания для получения справки были. Ссылки на номера документов с датировкой.

Каждая из организаций вправе самостоятельно решать, какую форму для ведения этого документа выбрать и как ее преобразовать. Главное, чтобы она была принята приказом руководителя и являлась частью учетной политики компании.

Правила заполнения

Принято соблюдать следующие общепринятые «неофициальные» правила:

  • В начале года нужно обнулять нумерацию без необходимости заводить новый .
  • Следует максимально полно отображать информацию о регистрируемом документе. Например, излагая суть документа в графе «Содержание» следить, чтобы не терялся его смысл.
  • Документ необходимо зарегистрировать своевременно в день поступления, в отдельных случаях срок регистрации может быть приказом продлен до 3 дней.
  • Придерживаться принципа однократности, т.е. документ регистрируется 1 раз. В случаях, получения отсканированной копии по e-mail доставленному позже обычной почтой оригиналу присваивается номер уже зарегистрированной копии письма.

Об особенностях ведения, кто должен заполнять и каков порядок оформления журналов на , , и вы сможете узнать в наших статьях. Дополнительно мы расскажем вам о том, что такое журнал , , , , и .

Для чего нужен журнал регистрации писем в организации

Журнал регистрации корреспонденции — входящей и исходящей — есть в любой организации.

Но не все хорошо понимают его важность для документооборота.

Между тем документальная фиксация всех поступающих писем и обращений жизненно необходима.

Регистрация входящих и исходящих писем:

  1. помогает руководителю контролировать своевременность отправки и предоставления ему корреспонденции;
  2. служит подтверждением отправки и получения писем, обращений, жалоб и заявок;
  3. может стать доказательством отправки заявления или обращения в контролирующие органы для предъявления претензии о несвоевременном ответе;
  4. запись краткого содержания в специальной графе помогает восстановить письмо в случае утраты;
  5. помогает быстрее ориентироваться в архиве за предыдущие месяцы, быстрее находить документы за предыдущие месяцы;
  6. помогает в судебных разбирательствах.

Таким образом, зарегистрировать письмо важно по нескольким причинам.

Журнал учета не предполагает единую унифицированную форму, хотя рекомендуется придерживаться правил оформления, представленных в следующих разделах. В некоторых канцелярских магазинах можно найти готовые многостраничные журналы — это отличный вариант для тех, кто ведёт записи на бумаге. Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет.
Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет.

Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно. Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов можно вести в привычном бумажном виде или вносить данные в таблицу Excel

Журнал регистрации учетных документов

ЖУРНАЛ N _____ регистрации учетных документов ________________________________________________ (наименование организации, подразделения, адрес) Начат _____________ Окончен ___________ Часть I.

Перечень категорий учетных документов ——T———-T—————-T—T———-T—————-¬ ¦ N ¦Категория ¦ Страницы книги ¦ N ¦Категория ¦ Страницы книги ¦ ¦п/п ¦документа +——-T———+п/п¦документа +——-T———+ ¦ ¦ ¦началь-¦последу-¦ ¦ ¦началь-¦последу-¦ ¦ ¦ ¦ная ¦ющая ¦ ¦ ¦ная ¦ющая ¦ +—-+———-+——-+———+—+———-+——-+———+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ +—-+———-+——-+———+—+———-+——-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—-+———-+——-+———+—+———-+——-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L—-+———-+——-+———+—+———-+——-+——— Часть II.

Сведения о регистрации учетных документов по категориям ______________________________________________________________ (наименование категории учетных документов) ——T——T—————T——T——-T———T——T——¬ ¦Реги-¦Дата ¦Наименование, ¦Коли- ¦Распис-¦Расписка¦Место ¦Приме-¦ ¦стра-¦реги-¦дата и номер ¦чест- ¦ка в ¦в приеме¦хра- ¦чание ¦ ¦цион-¦стра-¦документа (ис-¦во эк-¦получе-¦испол- ¦нения ¦ ¦ ¦ный ¦ции ¦ходящий, ин- ¦зем- ¦нии до-¦ненного ¦доку- ¦ ¦ ¦номер¦доку-¦дивидуальный ¦пляров¦кумента¦докумен-¦мента ¦ ¦ ¦доку-¦мента¦для документов¦и лис-¦и дата ¦та и ¦(N де-¦ ¦ ¦мента¦ ¦строгой отчет-¦тов ¦его пе-¦дата его¦ла и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ности), кем и ¦ ¦редачи ¦передачи¦листов¦ ¦ ¦ ¦ ¦когда оформлен¦ ¦для ис-¦в архив ¦в этом¦ ¦ ¦ ¦ ¦(направлен, ¦ ¦полне- ¦ ¦деле) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦представлен) ¦ ¦ния ¦ ¦ ¦ ¦ +——+——+—————+——+——-+———+——+——+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ +——+——+—————+——+——-+———+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +——+——+—————+——+——-+———+——+——+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L——+——+—————+——+——-+———+——+——- Примечания к Приложению N 12: 1. Книга предназначена для учета всех исходящих внутренних и поступающих приходных и расходных учетных документов, а также документов по переписке, касающейся оборота оружия.

Допускается регистрация в данном журнале документов, отражающих оборот специальных средств индивидуальной бронезащиты (далее — СС и СИБ). 2. В книге ведутся следующие разделы для регистрации документов по категориям: 2.1.

Внутренние приходные документы (наряды, накладные, ведомости и т.п.). 2.2. Внутренние расходные документы. 2.3. Внешние приходные документы.

2.4. Внешние расходные документы.

2.5. Акты приема (передачи) оружия, патронов, основных частей огнестрельного оружия, СС и СИБ. 2.6. Акты списания оружия, патронов, включая основные части огнестрельного оружия и СИБ. Материалы инвентаризации, недостач (излишков) и соответствующих проверок.

2.7. Акты осмотра оружия, патронов и СИБ, акты технического состояния. 2.8. Лицензии, разрешения, направления и другие разрешительные документы, оформленные (выданные) органами внутренних дел, а также приложения к ним (описи номерного учета оружия и т.д.).

2.9. Документы по переписке, касающейся оборота оружия, патронов, СС и СИБ. 2.10. Книги и журналы учета, ведущиеся в организации федеральной почтовой связи. 2.11. Вспомогательные документы учета (упаковочные листы, описи, заявки, расчеты и т.п.). 2.12. Документы, касающиеся периодической проверки работников организации федеральной почтовой связи.

2.12. Документы, касающиеся периодической проверки работников организации федеральной почтовой связи. 2.13. Документы, касающиеся временного изъятия оружия и патронов у нарушителей, передачи и получения материалов судебного разбирательства, включая решения о конфискации или возвращении ранее изъятых изделий.

3. Порядковые номера учетных документов в журнале являются их номерами регистрации, при этом на документах, поступивших из МВД России или от органов внутренних дел, юридических лиц — поставщиков, номера регистрации должны начинаться с грифа «Р» (варианты — «Р/123», «Р-20», «Р/123-20», «Р-123/20» и т.п.). 4. Вновь оформленные учетные документы (исходящие), подлежащие направлению организациям федеральной почтовой связи либо другим лицам, регистрируются после их подписания соответствующими должностными лицами в строгой последовательности по мере поступления.

5. Регистрационные отметки об исполненных документах записываются в журнале при наличии всех и правильно оформленных реквизитов. В графе 6 журнала расписывается лицо, ведущее учет, при возвращении документа в подразделение.

Внутренние документы

Их нужно обязательно регистрировать и систематизировать.

Обычно требуется четыре реестра регистрации:

  1. Реестр приказов
  1. Реестр распоряжений

Помните, что распоряжения может издавать не только директор, но в пределах своей компетенции и иные руководители отделов и служб, директоры по направлениям и прочие ответственные лица, за кем данная функция закреплена распорядительными документами (приказом) или учредительными документами (уставом организации). Для распоряжений каждая из служб или отделов должна вести отдельный реестр (в Примере 2 они выполнены в виде отдельных вложенных листов; их можно увидеть, посмотрев в нижний левый край документа) и использовать буквенную индексацию (например, распоряжения по отделу логистики могут иметь буквенный индекс ОЛ (Пример 3), распоряжения по бухгалтерии – буквенный индекс ГБ (Пример 4)).

Распоряжения по всей компании в целом могут регистрироваться без буквенного индекса.

  1. Реестр служебных, пояснительных и докладных записок. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 5.

Пояснения по столбцам: «П/н» – порядковый номер. «Дата» – дата документа. «№ записки» – номер документа.

«Кому адресована/отослана» – перечень должностей и Ф.И.О.

лиц, которым адресован и отослан данный документ.

«Содержание» – краткое содержание документа. «ГИД» – должность и Ф.И.О. главного исполнителя документа.

«Примечание» – примечания и служебные отметки. Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы:

  1. Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме.

Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда. Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров.

Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре – делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов.

Уникальность регистрационного номера документа

Каждому документу присваивается собственный регистрационный номер, согласно которому в дальнейшем отслеживаются любые действия с ним. Журнал регистрации также позволяет дифференцировать корреспонденцию по степени значимости: если письмо важное, ему присваивается особая отметка, благодаря которой ее сразу может увидеть в журнале не только секретарь, но и руководитель предприятия.

После регистрации документы сортируются и передаются внутренним адресатам на предприятии с целью скорейшего решения обозначенных в письмах вопросов. Ответственным за регистрацию документов, как правило, назначают секретаря, делопроизводителя либо сотрудника из отдела секретариата.

О журнальной форме

Применяется, если первостепенное значение у учёта.

Тогда регистрация проводится для документов с наибольшей ценностью.

У каждой организации свои ценные бумаги, требующие этой процедуры. Журнальные системы актуальны для работы с документами ограниченного действия. Это касается конфиденциальных данных.

Форму журналов разрабатывают для каждого вида деловых бумаг. Дробность сведений о документе имеет разную степень.При незначительном документообороте выбирают журнальные формы. Если объёмы увеличиваются – такая система обрастает рядом недостатков.

Одновременное ведение всех документов доступно только одному человеку.

Процесс регистрации отнимает слишком много времени, когда информации становится слишком много.Невозможно организовать контроль за исполнением важных решений.

Порядок прохождения и исполнения входящих документов

Входящий документ— это документ, поступивший на предприятие, в организацию, учреждение. Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены по почте, курьером, по факсу, электронной почтой.

Большую часть входящих документов составляет переписка.

Прием и обработка входящих документов осуществляются секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Полный цикл прохождения поступающих документов включает следующие этапы обработки:прием и первичную обработку входящей корреспонденции; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрацию; рассмотрение документов руководством; направление на исполнение; контроль исполнения; исполнение документов; подшивку документов в дела.
Полный цикл прохождения поступающих документов включает следующие этапы обработки:прием и первичную обработку входящей корреспонденции; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрацию; рассмотрение документов руководством; направление на исполнение; контроль исполнения; исполнение документов; подшивку документов в дела. При первичной обработке осуществляют проверку правильности доставки (адресования), проверку количества листов поступившего документа, а также проверку наличия приложения.

Рекомендуем прочесть:  Знак синий круг с белой полосой

При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»).

При отсутствии листов документа или приложения ставится в известность отправитель, делается пометка на самом документе, и обязательно делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в фафе «Примечание»). Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель. При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право фаждан на тайну переписки.

Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку «Лично» («Private») или «Конфиденциально» («Confidential»), если не имеет допуска к ним. При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение на регистрируемые и нерегистрируемые. В каждом учреждении целесообразно иметь перечень документов, на подлежащих регистрации службой делопроизводства.

К ним относятся такие документы, как поздравительные письма и телефам-мы, рекламные проспекты, информация для сведения.

При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи: руководителю предприятия; заместителям руководителя предприятия; в сфуктурные подразделения; конкретным исполнителям. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию», который содержит входящий номер документа, дату поступления, время поступления (при необходимости).

Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы. Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю.

Они складываются секретарем в специальную папку для последующей передачи руководителю.

При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая переписка, нормативные документы, контракты и т.д.). Документы, не требующие принятия решений на уровне руководителя, передаются его заместителям, в структурные подразделения, конкретным исполнителям. На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения.

Без разметки передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника предприятия. Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

При регистрации входящих документов используется порядковая нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу регистрации в рамках одного года с 1 января по 31 декабря, начиная с 1 (или 01).

Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом. После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю.

Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать конкретные указания по исполнению документа и указать сроки исполнения.

Указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку вжурнале регистрации входящих документов с проставлением даты получения. Отдельные важные и срочные документы руководитель может поставить на контроль.

Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя. На документе проставляется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении в дело».

На документе проставляется реквизит

«Отметка об исполнении документа и направлении в дело»

. Затем поступивший документ подшивается в дело.

7.3. Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки Исходящие документы— это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу, а также по электронной почте. Основные этапы обработкиисходящих документов включают в себя: составление проекта документа исполнителем; проверку правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (в необходимых случаях — утверждение); регистрация документа, отправка документа адресату; подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. В ходе подготовки проекты исходящих документов совершают ряд перемещений от одной инстанции к другой. Этот процесс должен быть так организован, чтобы с документом совершался минимум операций, обусловленных деловой необходимостью, а каждое перемещение осуществлялось наиболее рациональным способом.

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.

Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

Проект документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Проект исходящего документа представляется на подпись руководителю организации. Вместе сним могут быть представлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т.д.). Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них вместо подписи проставляется гриф утверждения.

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов». Журнал содержит следующие графы: номер документа, включающий номер дела; дата документа; адресат; краткое содержание или заголовок к тексту; отметка об исполнении; исполнитель; примечание. При регистрации исходящих документов используется порядковая нумерация.

Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу регистрации в рамках одного года — с 1января по 31 декабря, начиная с №1 (или 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.

После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки. Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.

Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы. К внутренним документам относятся приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.

На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (утверждение — в необходимых случаях); регистрация документа.